新型コロナウイルスの流行で、倒産する企業が相次いでいます。
新聞やニュースなどでは飲食店の営業自粛などが大々的に取り上げられていてIT関係の企業は無関係のように感じられるかもしれませんが、決して他人ごとではありません。
このような想定外の緊急事態が起きてしまったとき、企業の明暗を分けるのは「事前に非常事態でも、対応できるような準備をしているか」という点です。
今回は、その事前準備として重要な役割を持つ「BCP」について解説します。
ぜひ一読して、参考にしてみてください。
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BCPとは
BCPとは、「Business Continuity Plan」 の略で日本語では「事業継続計画」と訳します。
例えば企業が未曾有の大災害に見舞われてしまったような場合でも、その事業を継続できるように戦略を記載している”計画書”です。
現在大流行中の「新型コロナウイルス」も、未曾有の事態と言えるでしょう。
ウイルス蔓延による未曾有の事態は一般的には「パンデミック」と表現されて、こうしたパンデミックの中でもBCPは有効です。
どのようにして、BCPを策定・運用するか。
一般的な取り組み方法を解説します。
ウイルス蔓延時のBCP策定・運用の方法とは
「BCPは大切だと突然言われても運用方法なんて知らない」「BCP策定時に何を検討したらいいかわからない」という方も多いのではないでしょうか。
策定・運用の方法は過去にBCP策定方針を経済産業省が発行しているものがあったり、岐阜県や愛知県がBCPの策定を公表しているので、これらを参考にするとよいでしょう。
BCPは以下の手順で一般的に策定されて運用されます。
具体的に1つずつ説明します。
BCP基本方針の立案
BCPの策定に当たって、まず最初に
- 何のためにBCPを策定するのか？
- BCPを策定・運用することにどのような意味があるのか？
というこの2点を検討し、BCPの基本方針を立案します。
基本方針を立案後、実際にBCPの策定・運用を推進する社内体制を決めます。
新型コロナウイルスの場合、事業の継続と、従業員やその家族への感染を防止し、命を守ることを最優先とすべきです。また、自社内だけでなく利用客や来訪者への感染拡大を防ぐことも重要です。
基本方針を決めるに当たって、経営者自らが率先してBCPの策定・運用推進に当たり、企業の規模や業務の役割分担に応じて、策定・運用への参画者の人選をしましょう。
取引先企業や協力企業との意見交換やすり合わせを行い、「BCPを策定して運用に取り組んでいる」という旨をすべての従業員に周知し、混乱を招くことのないように努めましょう。
策定・運用体制を決める時に実施すること
新型コロナウイルスのようなウイルスによる影響が大きい場合、就業規則・労務管理の他にも、安全衛生にも関わります。
人が密集してしまう状況を避けるため、自社への通勤を取りやめ、感染者が出ないように努めたり、在宅勤務者職場や、自宅待機者への感染防止策の実施なども必要です。
自社事業を理解する
新型コロナウイルスの発生時には、働くことができる人員や顧客との取引などが限られてしまう可能性があります。
また、実際に従業員が感染して働くことができなくなったり、営業の停止せざるを得ない状況に陥ってしまう可能性もあります。
このような状況の中でも、自社の事業の継続を考えていかなければなりません。
そのため、
- どの事業が社会機能の維持に関わる事業か？
- どの事業の継続を考えていかなければならないのか？
という経営判断をあらかじめ行っておくと、いざという時にスムーズに対策を講じることができます。
特に社会機能の維持に関わる企業の場合は、ウイルス蔓延期においても事業継続を求められ、事業継続に伴い感染が拡大してしまう危険性のある企業は、事業の自粛を要請される可能性があります。
「自社はどちらを求められるのか」を正確に判断できるようにしましょう。
新型コロナウイルスが発生した場合に、どの事業を継続させるべきかの経営判断を行うために、以下の３つの項目を検討します。
- 中核事業の特定
- 重要業務の把握
- ボトルネック資源の洗い出し
中核事業の特定
中核事業の特定時に検討する「事業を継続しなければならない社会的必要性」と「経営維持・存続のための収入を確保する必要性」の例は、以下のとおりです。
中核事業の特定時に検討することは・・・
- 社会的必要性
- 収入確保の必要性
の2点です。
- 社会のために企業が継続しなければならない社会的必要性
-
- 医療機関への医薬品の供給をしている
- ライフライン関係者のシステムを運用している
- マスクや消毒液を制作販売している
- 経営維持・存続のための収入を確保する必要性
-
- 売上のうち影響を受けそうなシェアはどれほどあるか
- 主要な取引先から事業の継続が求められているか
- 主要な取引先に営業停止しそうな企業はあるか
を検討しましょう。
重要業務の把握
次に自社の重要業務を把握しましょう。
重要業務とは「中核事業を実施するために必要となる業務」を表します。
具体的には以下のポイントに当てはまれば当てはまるほど重要業務といえます。
- 重要業務選定ポイント
-
- 会社の売上の割合は高いか
- 商品やサービスを提供する形態の場合、それが遅延した時に顧客の被害は大きいか
- 市場のシェア、会社評判に著しい影響を出しうるか
ボトルネック資源の洗い出し
重要業務の把握ができたら、その重要業務を継続するために必要な資源である「ボトルネック資源」を洗い出します。
例えばウイルスの感染拡大期などでは、従業員が出勤困難となる可能性があります。また、必要となる運転資金（従業員の給与、建物の賃借料など）も事前に想定しておく必要があるでしょう。
反対に、ウイルス蔓延の場合は地震のようにライフライン（電気、水道、ガスやインターネットなど）への影響は比較的小さいです。
反対に、休業を余儀なくされる可能性を孕んでいるため、長期にわたり必要な運転資金を把握することが重要となりそうです。
BCPを策定する
最後に、「BCPをいつ、どのような体制で発動するのか？」について検討を行い、BCPを文書化します。
新型コロナウイルスが発生した時に、策定したBCPを有効に活用するために、「どのような場合にBCPを発動するのか？」を明確に決めておくことが大変重要となります。
実際にBCPを発動するに当たり、「どのような体制で対応するのか？」も明確に決めておく必要があります。
また、BCPを策定していても、従業員がBCPの内容を理解していなければ、緊急時においてBCPが有効に機能しません。
策定したBCPの内容を従業員にきちんと理解してもらうために、BCPに関する従業員への教育や定期的な訓練を行うことも重要となります。
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ウイルス蔓延時のBCPを策定することのメリット
ウイルス蔓延時にBCPを策定するメリットは主に以下の3つがあります。
ウイルス蔓延時に迅速に対応できる
対策すべきことを事前に明確にしておくで、パンデミックが発生した際にも迅速に対応できます。
ウイルスの影響による経済的被害を最小限に抑え、事業の早期復旧を可能にします。
業務の優先度を可視化
優先すべき業務を、正しい順序で理解できていないと立て直しに長い時間を要したり、最悪会社の倒産のきっかけにもなりかねません。
「どの業務を優先して復旧させるのか」が優先すべき事業が自然に明確になると、対応がしやすくなります。
取引先の信頼性向上
いざ、緊急事態になった時に素早い対応をして対策を整えられると、取引先から「緊急事態でも業務に支障をきたさない素晴らしい企業」という印象になるでしょう。
これは、信頼感が増し、今後の関係にも良い影響を及ぼしてくれます。
また、企業の中には取引先の選定基準として、BCPの対応有無をチェックするケースまであるほどです。
可能な限り、BCPの策定は早めに行っておきましょう。
コロナ禍におけるBCP策定のポイントとは
現在、コロナウイルスは蔓延と沈静を繰り返しているため、BCPの対応も無理なく継続できるものを前提とする必要があります。
在宅勤務
感染のリスクを抑えるために、外出をせずとも仕事ができる仕組みが広がっています。
また、通勤などの時間もないため有効に時間を活用できることや、事務所を解約し、賃料を浮かすこともできるようになります。
これらは、PCの貸与と指示を出すだけで実装が可能です。
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時差出勤
通勤のピークの時間とずらすことで、感染リスクを抑えつつ出社することが可能です。
こちらも、指示を出すだけで実施が可能です。
クロストレーニング
クロストレーニングとは、普段行っているのとは違う部署・立場での業務を行うことを表します。様々な業務に対応できれば人員のふり直しがしやすくなるため、感染者が出た時の補充に有効です。
また、自社の事業によっては、有事の際、顧客からすぐ連絡できる問い合わせ窓口が必要となる可能性があります。
まとめ
ウイルスに関してのBCPについて解説しました。
ウイルス感染により人員の確保や、休業などによる資金難が大きな課題となりがちです。 事前に対策すべき個所を明確にしておき、倒産の危機を陥らないためにもBCPの策定を徹底しましょう。
