個人情報を取り扱う上で、外部と個人情報の授受が発生することがあると思います。
「授受」と聞いて難しいと感じる方もいると思います、少し噛み砕いて解説すると、
「個人情報を外部に渡したり、外部から受け取る」ということになります。
Pマークにおいてこういった授受は記録を残すことが結構求められます。
授受の記録が求められる場面
結論を先に言うと個人情報の受け渡しがあった場合に必要になります。
どのような形式かまではあまり求められませんが、色々と記録の残し方はあります。
1つは社内でのみ記録を残すやり方です。
何か一覧表みたいなものを作り誰が誰に渡したか、誰から受け取ったかなどを残すことになります。
この場合、社内での受け渡しまでは特に必要ありません。
もう1つは一枚の帳票に詳細を記載し、お互いにサイン等をする授受記録です。
どのような個人情報なのか、どのくらいの量(枚数)かなどを記載し、お互いにサインをし、出来ればコピーをとり双方で記録を所持することです。
手間がかかる運用ではありますが、重要な個人情報の受け渡しにはここまでしっかりやってもらうことで「もらった・もらっていない」という揉め事はなくなりますし、逆に取引先に個人情報の管理をしっかりやっていることのアピールにもあります。
記録がいらないケース
全ての授受において記録が残すことが求められるわけではありません。
メールやFAXなど代替的に記録が残るのであれば、それが記録になります。ですので、特に何かの手段で記録を残す必要はありません。書留等も同様にその伝票が記録になります。
また、会社によっては個人情報を手渡し等記録の残らない手段で授受が発生しないのであれば、授受のためのフォーマットを無理に作る必要もありません。
