今年は、テレワークという言葉がより一般化し、場合によっては、実際にテレワークを実施したという会社も多いのではないでしょうか。
そのように社会環境の変化とともに一般化したと思われているテレワークですが、実は導入率や継続率が芳しくないと言われています。
東京都が2020年6月30日に行った調査[PDF]では、57.8%と過半数の企業が導入している一方、300人以上の企業に比べ99人以下の企業では25%以上導入率が低く、全体的に導入が進んでいるわけではなく、企業規模によって差があることが見て取れます。
また、パーソル総合研究所が2020年5月29日～6月2日に行ったテレワーク実施率の調査[PDF]では、5月29日は30.5%、6月1日は23.0%と7.5%も減少しており、テレワーク制度はあくまでもコロナ禍による非常事態宣言下での臨時の対応として実施し、緊急事態宣言の解除に伴い6月1日からは通常の原則出勤型に戻した企業が多く存在していることが見て取れます。
今回は、テレワークが思ったほど導入・継続されていない背景にある課題と課題への対応策、これまでにテレワークを実施した企業の成功例・失敗例を学んだうえで、実際にテレワーク導入時にはどのような流れで対応を行っていく必要があるのかという点について考えていきたいと思います。
テレワークの導入・継続の課題
テレワークの導入に対して二の足を踏んでしまったり、仮に導入した場合にも継続できない理由として、主に以下4つの課題が考えられます。
業務での課題
業務での課題として、生産性の減少という課題が浮かび上がってきます。
内閣府が実施した調査では、全体の47.7%が仕事の効率性や生産性が低下したと回答しました。その上で、テレワーク実施者に対して実施した、テレワーク利用に必要な課題、不便な点という項目から、効率性・生産性の低下に関係する2つの課題を見ることができます。
コミュニケーションの側面から見える課題
まず、「コミュニケーション」の観点です。
この点については、本来取ることのできていたコミュニケーションの機会が失われており、なおかつ、簡単にコミュニケーションを取りづらい環境にあること、そして、機器やネットワークなどの差によってコミュニケーションに不備が生まれる可能性があるなどといった課題が挙げられます。
実際に、テレワークに失敗する多くの企業では、コミュニケーションの不備・不足が制度廃止理由の根底にあるとされており、テレワークとは切っても切リ離せない課題のひとつと言えます。
業務体制の側面から見える課題
もう一点、「業務の不便さ」といった観点です。
この点については、例えば総務関連業務で原則的に紙媒体で取り扱う必要のある書類が多いといったことや、組織のルール上、書類の確認や何らかの申請を実施する際に押印などが必要な業務フローになっているなど、テレワークでの業務遂行が困難な業務があることで、テレワークができない・業務上不便さを感じるといったことが挙げられます。
この点に関しては、紙媒体の利用や押印が特に根強く残る日本だからこそより顕著に発生する課題であり、また、コロナ禍に合わせて急遽テレワークをスタートさせたことから対応が追いついていない企業が多くあると考えることができます。
内閣府の調査で挙げられている意見でも、集約すると大きくこの2つが課題となっていることが確認できます。
セキュリティの課題
従来のオフィス内で勤務する形態であれば、組織として管理した社内ネットワーク内で業務が行われ、様々なセキュリティ対策を実施することが可能でした。しかし、テレワークでは、各従業者のテレワーク環境のセキュリティ対策に拠ることとなり、場合によってはセキュリティ対策のなされていない環境から直接インターネットと接続される可能性があります。
もう一点、私物媒体の利用の可能性が挙げられます。
例えば、ノートPCを支給しているような会社の場合、自宅に持ち帰って業務を行うといったことができますが、基本オフィスのデスクトップPCで作業を行う形態をとっていた企業の場合は、私物PCなどの業務利用(いわゆるBYOD)を一時的に許可することもあるのではないでしょうか。
その場合、私用に安全性の確認されていないフリーウェアなどをインストールしている可能性や、私物PCのローカル上や私用のクラウドストレージ上にデータを保管されている可能性もあり、セキュリティ上のリスクが発生することとなります。
コストによる課題
テレワークを行う場合、一般的には「情報通信機器」「Web会議や勤怠管理等のビジネスツール」「消耗品や備品」の3点に関しては会社負担が多く、「ネットワーク回線」「水道代や電気代」といったインフラ関係についても手当として一部支給することが多いとされています。
情報通信機器などは、あらかじめノートPCの支給などを実施しており費用が抑えられる可能性がありますが、テレワークに応じたツールの導入やインフラ関係の費用については新たに発生する可能性が十分にあるため、どれだけテレワークのための費用圧縮を行うことができるかという点が問題になります。
労務管理による課題
連合が4月以降にテレワーク経験者1000人を対象に行った調査では、「残業代支払いの対象となる時間外・休日労働を行うことがあったか」という質問に対し、38.1%が「よくあった」「ときどきあった」「まれにあった」を選んでおり、長時間労働が問題として顕在化していることがわかります。また、テレワーク時に時間外・休日労働を行ったにもかかわらず申告をしない「隠れ残業」と呼ばれる、サービス残業のような形で業務を続けることも問題化しています。
申告しなかった理由としては、「申告しづらい雰囲気だから」「時間管理がされていないから」といった回答が多く、テレワークになったことにより組織が従業者の出退勤を管理できなくなっていることが見て取れます。また、「勤務先に残業代を認められないことがあった」など組織側の体制の問題も浮き彫りとなっています。
テレワークの課題の解決策
ではこのような課題どのように解決すればよいのでしょうか？詳しく解説していきます。
業務上の課題の解決策
コミュニケーションの不備・不足を改善するための施策
まずコミュニケーションの不備・不足を改善するための施策として、従来の対面で実施していたビジネスコミュニケーションに近い形で業務を進めるための環境を整備することが大切です。そのためにはツールの導入が鍵であり、主に「チャットツール」や「Web会議システム」「タスク管理ツール」などが考えられます。
ただし、通常のLINEのような組織ではコミュニケーションを把握しづらいツールや、ツールのアカウントを私用アカウントで実施するのはセキュリティ・業務把握の観点上お奨めは出来ません。
チャットツールの導入
例えばチャットツールであれば、メールのように気を遣わずに質問などのコミュニケーションを取ることが可能です。
また、あえて雑談がしやすいようなチャットルームを作ることでテレワークでの孤独感やストレスのはけ口にすることもできます。
この雑談ルームに関しては弊社でも活用しており、業務にあまり関係ないようなちょっとした話題などで盛り上がることも良くあります。
Web会議システムの導入
続いてWeb会議システムではより、対面式で具体的に話をしたい場合や資料の共有や説明をしたい場合などに、従来の出社時に近い形でのコミュニケーションを取ることが可能です。
また、Web会議システムの場合、場所を取らずに大人数でコミュニケーションを取ることも可能なため、ちょっとした会議などは従来以上に行いやすくなっているとも言えます。
タスク管理ツールの導入
最後にタスク管理ツールでは、進捗確認などを行うことができます。これまでだと直接業務状況を見て共有ができたことから、このようなツールがなくても良かったですが、テレワークの場合、本人の業務状況を把握しづらいです。
そのような環境では、タスク管理ツールを使うことで、進捗状況の共有や確認を行い、必要に応じてコミュニケーションを取るといったことも可能になります。
業務上の不便さを改善するための施策
続いて、業務上の不便さを改善するための施策として、クラウドストレージの利用や押印に代わる承認フローの構築が挙げられます。
例えば、紙媒体の利用についてですが、本来紙媒体でないといけない書類というのは実は相当限られています。そこで、紙媒体である必要のない書類は電子データとして、クラウドストレージなどを利用して共有することで、紙媒体を取り扱うために出社するという必要性を減らしていくことができます。
また、クラウドストレージなどの利用は、アクセス権限の設定ができる等、セキュリティ面でも有効です。
押印に関しても、もちろん実際に押印でないと認められない書類であれば仕方がないですが、現在では、外部との契約でも電子契約が一般化していたり、内部での承認の場合は、前述したタスク管理ツールなどを利用して行うことも可能です。
このように、業務業務上の課題の多くは、ツールを上手に組み合わせて利用していくことで改善することができるのではないでしょうか。
セキュリティ課題の解決策
ネットワーク利用ルールの構築
まず、ネットワーク上のセキュリティという課題に対する施策としては、第一にネットワーク利用ルールの構築、その上でVPNの利用やVDI(仮想デスクトップ)を利用するという方法を取ることが考えられます。
ネットワーク利用ルールに関しては、Wi-Fiの暗号化レベルについてWPA2以上などと定めたり、公衆のフリーWi-Fiなどの業務利用を禁止するといったことをルール化して、管理しづらい中でも一定レベルのセキュリティ水準を保てるようにすることが大切になります。
その上で、社内ネットワークとのVPNを構築しVPNを利用して社内ネットワークにアクセスして業務を行うといった方法や、VDIを利用することで端末上には情報が保管されていない状況を作り上げるといった方法を取ることでさらに高度なセキュリティ対策を取ることが可能になります。
利用ツール・サービスのルール構築
私物媒体の利用によるセキュリティ課題についても、ネットワーク同様まずは利用ルールを構築し、その上で、各端末へのセキュリティソフトの導入などを行うことが考えられます。
私物媒体の利用ルールに関しては、業務上利用していいツール・サービスをあらかじめ決めておくことや、ツールを利用する場合の申請フローを設定しておくことが考えられます。その他にも、会社から端末を貸与している場合は私物媒体の利用を一切禁止するといったことも検討すべきルールとしては考えられます。
その上で、会社貸与・私物媒体限らず会社が指定したセキュリティソフトを導入してもらい、定期スキャンや更新を実施してもらうといった対策を取ることでより有効なセキュリティ対策になります。
もちろんセキュリティソフトの導入のみを決めてソフト自体は個人で選んでもらうという形でも大丈夫ですが、会社のセキュリティ基準に沿って会社が選定して指定することで、より一定のセキュリティレベルにすることができるという効果が期待できます。
コストによる課題の解決策
コストによる課題の解決策としては、コストを削減するという観点と、補助をもらうという観点の2点から考えることができます。
コスト削減
まず、コストを圧縮するという観点については、例えば、GsuiteやMicrosoft365のようなビジネスで使うツールがパッケージになっているサービスを利用することで、複数ツール利用の場合にかかる費用を削減するといった方法を考えることができます。
また、テレワークの場合、オフィスの光熱費や交通費などのコストが削減されていることもあるので、それらコストの削減度合いと手当などで補助する場合にかかるコストを照らし合わせて調整することも有効でしょう。
コスト補填
続いて、補助をもらうという観点については、国や自治体などによってはテレワークやITツールの導入などに関して補助金を出しているケースが存在しています。そのような補助金を上手に使うことで、コスト面での課題に対応していくことも可能でしょう。
労務管理による課題の解決策
長時間労働・隠れ残業という課題を改善するための施策としてまずは、社内ルールの構築が挙げられます。厚生労働省は2018年にテレワーク時の長時間勤務を防ぐ方法として、「深夜や休日のメール送付の抑制」や「社内システムへの時間によるアクセス制限」などをあげています。
このようなルールを作成することで、テレワーク時でもオンオフを切り替えて長時間労働を防ぐことができるのではないでしょうか。
また、長時間労働を防止する方法としては、業務の進捗状況を適切に把握して、労働時間に応じた業務量に調整できる環境を作るということも大切です。長時間労働が発生する理由の一つとして、テレワーク時の残業を防止しようとするあまり、業務量が変わらないにもかかわらず残業禁止などのルールを作ってしまい、結果として長時間労働につながっているということが挙げられます。
その点への対応として、業務上の課題への施策としても挙げたチャットツールやタスク管理ツールを利用し業務状況を把握することで、業務量を調整するということも有効な施策と言えるでしょう。
「申告しづらい雰囲気だった」という課題に対しても、チャットツール上でのコミュニケーションを増やすことや、定例のミーティングを実施して申告などをしやすい関係性作りに対して有効的に働く可能性が高いです。
より高度に管理をする場合には、ログ管理ツールなどを入れて業務実態を把握するという方法もあります。
テレワークの成功事例／失敗事例
ではここまでの内容を踏まえ各社どのようにテレワークの体制を作っているのでしょうか？成功事例と失敗例の両方を紹介していきます。
成功事例
サイボウズ株式会社
サイボウズでは、2010年にベータ版という形でテレワーク制度を導入しました。当初は、月4日までで前日までに申請し上長承認といったフローでテストを行い、運用実験と制度変更を実施していき現在では、前日申告のみで、テレワークの日数制限もなしという運用になっています。
カルビー株式会社
カルビーでは、フレックス制度導入や社内フリーアドレス、定時帰宅など様々な働き方改革を行っており、その一環として、東日本大震災を機にテレワーク制度も誕生しました。カルビーもサイボウズ同様トライアル期間を設け、評判が良かったことから正式に制度化し、2017年には利用日数や場所に制限のないモバイルワーク制度を導入しました。
この2社に共通することとしてまず、しっかりとトライアル期間を設け現場の声や結果を反映させてルールや仕組みを作り上げていくことで、従業者と組織の間での意識のズレをなくしていく、また、従業者に仕組みそのものに慣れてもらうということがあげられます。
失敗事例
インターネット関連サービス企業(米)
アメリカのインターネット関連サービス企業では、過去に全社員のうち25%の従業者が在宅勤務を行っていたものの、2013年にテレワークを禁止し全社員が出社する方針となりました。
テレワークを禁止した背景には「テレワーク中に副業」「別会社を立ち上げて経営」などが発生しており、勤務実態やその管理のずさんさが発覚したためとされています。
米国IBM
米IBM社ではコロナ禍よりずっと前の2009年から173カ国38万6,000任の社員のうち約40%の社員がテレワークを実施していました。この社内体制はアメリカの中でも早い段階で取り入れたと言われていますが、当の米IBM社は2017年に必要な場合にはオフィス内で働くことを求める形で100%テレワークを廃止しました。
テレワークを禁止した背景には「ビジネスモデルの変更と共に、テレワークという形が沿わなくなった」「コミュニケーション不足」などが根源にあるとされています。
上記のような失敗事例から見て取れることとして、テレワーク実施に際しては管理システムを構築しておく、テレワークでも迅速かつ円滑にコミュニケーションを取ることができる環境を整備しておくことが重要といえるのではないでしょうか。
また、前提として、テレワークが現状のビジネスモデルや業務の形に合っているいるかといった、組織の目的との適合性を考えることが必要と言えるでしょう。
テレワーク導入の流れ
ではここからは実際にテレワークを導入するまでの手順を解説していきます。
現状分析
テレワークを組織に導入するためには、まず、ここまでに挙げてきたような課題が組織にも存在していないか、組織の業務上テレワークに実現可能性があるかといった点について、組織の仕組みや体制・ルールなどを確認しながら分析を行っていきます。
社内アンケートの実施
テレワークの実施に関しては、全従業者にかかわる問題でもあるため、テレワーク制度を望むかどうか、現状の業務においてテレワークを実施した場合に発生しうるメリット・デメリットなどについて従業者にアンケートを実施することが望まれます。
アンケートを実施し、実際の現場の声を聞くことで、前段の現状分析への反映や自組織で行うテレワーク制度の形について検討する際の参考意見とすることもできます。
また、アンケートを取った結果、テレワーク制度を望む従業者が想定より少ないということもあり得るため、制度設計の時点で従業者との意識のズレを少なくするためにもアンケートの実施を行うことが望まれます。
プロジェクトチームの発足
本格的にテレワーク制度を検討する段階に入ると、推進のためのプロジェクトチームを構築しましょう。
プロジェクトチームは、テレワーク導入にかかわる社内制度や施策を担当する部門のメンバーを幅広く集めることが重要です。
その中でもテレワーク制度は大きく社内ルールを変える可能性やコストがかかる可能性もあるため、プロジェクトリーダーとしては、強い権限を持ち責任を負った役員クラスのメンバーを配置することが望まれます。
プロジェクトチームが発足したらまず、これまでの現状分析や社内アンケートの結果から、「導入目的」「導入範囲・頻度」などを明確にし、制度設計を行えるようにしましょう。
試験運用
今回のようなコロナ禍でテレワークをせざるを得なかった場合は例外ですが、基本的に本格導入する場合には、少なくとも3ヶ月以上、6ヶ月間などの試行期間を設定して試験運用することが望まれます。
試験運用をすべき理由としては、テレワーク時に利用する機器やツールを思うように操作できないことや、テレワークではできない業務の存在、突発的なイベントや繁忙期と重なり有効的な制度として運用できないといった課題が改めて洗い出される可能性があるためです。
効果測定
実際に試験運用を行ったら、導入目的と照らし合わせて効果と課題を洗い出しましょう。
効果測定をする際には、「量的調査」と「質的調査」の両面から調査を実施し、実際の数値としての結果、各個人の体験してみた感想という評価指標を得ることが望まれます。その上で、テレワーク制度構築において維持すべき点・何らかの対応が必要とされる課題点を洗い出し制度に反映させていきます。
本格的な運用ルールの策定
試験運用と効果測定を基に、正式な対象範囲や実施頻度といった制度の土台の検討、さらに、テレワーク時の情報や機器の取扱いといったセキュリティルール、ツールの利活用といったテレワークにかかわる各種ルールの制定を行いましょう。
本格的な運用ルールの策定を行うにあたって、試験運用や効果測定結果が芳しくないにもかかわらず汎用的なルールを無理やり当てはめて仕組みの構築を行うことや、本来の目的に沿わない取り組みを行うといったことは行わないようにすることが大切です。
導入
テレワーク制度について運用ルールを策定し、本格的な導入が決まれば、あとはルールの周知とテレワーク制度を正式に実施します。
まず、ルールの周知についてですが、テレワークでは、給与体系や勤怠管理といった面からツールの利活用といった面まで非常に幅広い分野のルールが関わることになるため、しっかりと把握してもらい開始後にサポートできる体制を構築しておくことも必要です。
また、給与をはじめとした勤務体系が従来の出社型勤務と変更される場合には、変更点についても十分に周知の上同意を得ておくことが大切です。
最後に、実施については、策定した運用ルール通りにテレワーク制度を実施していくこととなります。ただし、本格運用後にも社会環境や業務内容の変化と共に策定した運用ルールが合わなくなっていくことや、試行期間を経て全社展開してみると新たな課題が浮き彫りになることもあります。
ですので、本格運用時にも試行期間同様、従業者の声を拾い上げ効果測定を続け制度に反映させていくことが、テレワーク制度を成功させるためには大切になります。
まとめ
ここまで、テレワーク導入の課題と解決策、過去の成功・失敗事例を基にした学び、これからテレワークを導入するに際しての進め方といった観点で話を進めてきました。
コロナ禍で急遽テレワークを実施した結果、生産性が落ちてしまったといった悩みや制度設計が追いついておらず組織に合わないルールのまま運用してしまっているというところも少なくはないと思います。
テレワークは上手に使うことができれば、効率化やコストカットなど様々なメリットがある制度です。この機会に、改めてテレワーク制度について考えてみてはいかがでしょうか。
