天然自然の災害やテロの発生は予測することが難しく、企業経営にとっても大きなリスクの一つです。予測できないなりに、災害などが発生した場合に備えておくことが重要となります。
災害が起きた場合に、企業が継続するために必要なのが、構成する従業員と保有する設備の確認でしょう。
事業継続計画（BCP）上でも重要視されるポイントです。
日本は地震や台風などの災害が多く、その都度、安否確認の重要性がクローズアップされています。
本記事では、企業が備えておくべき安否確認について、概要やシステムを用いた安否確認とその機能、注意点などについて紹介します。
また、安否確認サービスの概要や選び方をまとめた資料を無料で配布しています。
ぜひ参考にしてみてください。
企業が実施する安否確認とは
日本国内の企業においては、地震や台風、疫病、テロなど大きな被害が想定される問題が発生した場合には、従業員とその関係者の生存、健康状態、困窮状況、所在地などを確認し、管理者がその情報・状況をまとめます。
このような緊急事態に、従業員の生存状況と安全確保状況を調べることを安否確認と呼びます。
実際に災害などが発生した時点では、既にどのように安否確認するかを考える余地はありません。
確実に行うためには、平静時に安否確認のためのルール、仕組みや体制が整えられている必要があります。
企業が実施する安否確認の必要性
緊急事態において、企業が安否確認をすることには大きく2つの理由があります。
- 企業には災害発生時に従業員やその家族、関係者の安全を守る社会的責務があること
- 企業の存続には事業の継続が必須であり、従業員なしに事業継続は成しえないこと
いずれも、重要な理由であり、安否確認の必要性を形成しているものです。
日本の企業が特に備えておかなければならない理由
日本は立地的に地震、台風といった災害のリスクが高いといえます。
地震発生の原因となるプレートの境目が近く、台風に関しても通り道です。
これらの自然災害は、近年突然に発生した問題ではなく、記録上繰り返されています。
それに加えて、異常気象による災害の増加なども取りざたされており、安否確認を行うという備えが必要となっているのです。
企業が実施する安否確認はシステムを活用
安否確認において、従来は電話連絡網などを利用してアナログ的な方法で確認を行ってきました。
しかし、大規模災害時にはインフラも被害を受ける場合があり、電話回線が混雑されることも予測されます。
これまでの災害の安否確認では、これらの問題が頻繁に発生していました。
そこで利用できるのが安否確認のためのシステムです。
安否確認システムはメールやSMSなどを活用し、効率的に安否確認を行う仕組みです。電話のように発信者と受信者が同時に揃う必要がないため、効率的に連絡をとることができます。
また、管理者はシステム上でまとめて状況を確認することが可能です。
安否確認システムにおいて、連絡手段は複数存在しています。各種のツールと合わせて効率的かつ確実に連絡できる方法を用意することが重要です。
安否確認システムを選ぶ際には、どのツールが利用できるかを確認しておきましょう。
安否確認に利用できるツール
安否確認に利用可能なツールとして、下記があげられます。安否確認システムと連動して利用するツールには普段から慣れておくことが大切です。
メール
携帯電話のキャリアメールやWebメールを利用することは、緊急事態でも連絡の着けやすい方法の一つです。
メールを安否確認に利用する場合には、連絡者とメールを紐づけるため、事前にメールアドレスを登録しておくことが必要となります。
Web
Webのフォームを用意して、安否確認状況の入力を行ってもらう形態も考えられます。
連絡を行う人が緊急時でも入力しやすいことは大きなメリットです。メールと組み合わせて利用することも検討できます。
SMS
携帯電話のSMSを安否確認に利用する方法も有力なツールです。
SMSはメールやWebと違いインターネットに接続できない状況でも、電話回線を経由して連絡できることがメリットとなります。
一方で複雑な情報をやり取りするには不便なところもあります。
チャットツール
日常的に業務にチャットツールを利用している場合には、チャットツールを安否確認にも利用することが可能です。
使い慣れたツールによって効率的に連携できるのであれば、積極的に活用するとよいでしょう。
SNS
ソーシャルメディアを連絡ツールとして使うことも考えられます。自社でインフラをもたずに活用できることは大きなメリットです。
反面、ルールを厳格に定めておかなければならないことや、個人情報の取り扱いなどには注意が必要です。
災害掲示板
NTTやケータイキャリアなどがWeb上に伝言板を設置し、安否を確認する仕組みを提供しています。
利用者と管理者の間でルールが確認できていれば、災害にも強い基盤を持つため有効に活用したいところです。
伝言ダイヤル
NTTの提供する災害用伝言ダイヤルでは、電話番号「171」をダイヤルすることで、音声メッセージを登録、確認することが可能です。
ルール策定や利用に慣れておくことが必要ですが、ツールとして有効です。
また、LRMのセキュリオでも安否確認の実施が可能です。
安否確認システムの機能
安否確認システムが搭載している機能は利用している製品、サービスによって異なります。
代表的な機能には、下記があります。
安否確認メールの送信
緊急事態発生時に登録した従業員に対し一斉にメールを送信する機能です。
事前に従業員の情報を登録しておくことで、安否確認メールの送信をかんたんに行うことが可能となります。
管理者にとっても緊急事態であり、できるだけ簡易な操作で安否確認メールが送れるようにしておきたいところです。
安否確認連絡の受け付け
安否確認メールに対する連絡を受け付ける機能です。
従業員や家族の安否、健康状態、所在、通勤の可否などを受け付け、集計します。
受け付けの方法はシステムによって違い、メールの返信で連絡を受け付ける場合や、Webでの入力で連絡を受け付ける場合などがあります。
災害情報との連動によるメール送信
安否確認メールの送信を気象情報などと連動して自動的に送信する機能です。
例えば、事業所所在の県で震度5以上の地震発生時にメールを送信するなどの設定ができます。
従業員の一括登録
従業員の氏名やメールアドレスを一括で登録する機能です。
安否確認システムを利用する用意は平静時に行うため、管理者の手間を軽減する機能となります。
データの集計、可視化
安否確認連絡の受信、返信や状態を集計し、まとめてグラフや表などに可視化することが可能です。
管理者は緊急事態での被害状況や影響を一目で確認でき、以降の対処の判断に役立てることができます。
未確認者への自動再連絡
安否確認メールを送信後、連絡がない従業員に対し、自動的に再度安否確認メールを送信する機能です。
一定時間の経過などを条件として設定することで、何度も安否確認メールを送信する手間を省きます。
スマホアプリ連動
スマホアプリから安否確認メールの送信や集計情報の確認ができるよう連携したシステムも増えています。
いつ、どこで、どんな時に発生するか分からない緊急事態だからこそ、どこでも使えるスマホアプリがあることがとても役立つのです。
安否確認訓練機能
前述のとおり、安否確認システムの導入では利用する従業員などが使い方を知っていることが必要です。
実際にシステムを活用した訓練を行うことで、緊急事態でも確実に安否確認システムのが利用できるよう備えておくことができます。
安否確認システムの注意点
安否確認システムの必要性を感じ、導入を行う際には、下記の注意点に気を付けておきましょう。
設定確認が必要
安否確認システムを利用する場合には、実際に安否確認を行う従業員がメールアドレスなどを設定しておく必要があります。
設定が正しく行われたかどうかは、メールを送信、確認しなければかんたんには分かりません。
テストや訓練を実施し、利用可能であることを確認しておきましょう。また、メールアドレスなどは変更されることがあるため、定期的なテストも必要となります。
個人情報の取り扱い
安否確認システムには従業員の情報やその家族の情報が登録されます。
中には、個人情報にあたり取り扱いに注意が必要な内容も存在するため、利用範囲やルールを定め、セキュリティ機能を備えたシステムを利用することが大切です。
利用体制づくり
安否確認システムを利用する場合には、従業員と管理者両者において、どのような手順で連絡し、確認、対応するかを定めておく必要があります。
安否確認システムの機能や設定によって、利用体制も変わってくるため注意が必要です。
周知、訓練が必要
安否確認システムを導入しただけでは、準備は終わりではありません。
従業員や管理者などシステムの利用者に対し、利用方法や設定、活用ルールなどを周知することが必須です。
本当の緊急事態が発生した際には、関係者全員が気が動顛している状況です。
システムの複雑な操作を初めて行うのは難しいため、平静時に訓練までを行っておきましょう。
通信手段の多重化
緊急事態の状況により、利用できるインフラの状態や通信手段は変わります。
複数の通信手段を用意しておくことで、安否確認の確実性を高めることが可能です。
まとめ
安否確認は緊急事態発生時に企業が、従業員やその家族の安全を守る義務を果たすとともに、事業を継続するために行います。
近年では、安否確認システムの利用が普及し、メールなどを用いた効率的な安否確認が行われています。
安否確認システムは導入後に設定や訓練などを行っておき、実際の利用に備えておくことが必要です。
