人材紹介会社とは
会社が事業を継続的に行うためには従業員を雇用したり、一定期間スポット的に人員を投入し業務に当たらせるなど、十分な労働力を確保することが重要となってきます。労働力を確保する方法としては多くありますが、そのうち、「人材紹介会社」を利用している会社も多いのではないでしょうか。
人材紹介会社とは、会社から求人依頼を受け付け、受け付けた求人依頼が転職を希望する登録者の希望条件に沿うかを担当コンサルタントが見極める会社のことで、会社が会社の風土や企業理念に見合った良い人材を獲得するためのサポート及び求職者が希望する雇用条件に見合った会社に就職するサポートを行っている会社のことを指します。
一言で表すとすれば、いわば会社と求職者の「マッチングサービス」ですね。
人材紹介会社が有する個人情報
一般に「個人情報」とは、「個人を識別できる情報」として、法律などで定義されています。
会社という組織では従業員を雇用しているため、必然的に従業員の個人情報を扱います。例えば履歴書や職歴書、マイナンバーなどです。どの会社でも従業員情報を取り扱いますが、会社と求職者のマッチングサービスを世間に提供している人材紹介会社では、従業員の個人情報以外にも多くの個人情報を取り扱っています。
求人依頼をしている会社の担当者の個人情報はもちろん、求職者からも色々な個人情報を取得しています。一般的な人材紹介会社では、従業員の個人情報より求職者情報の方が圧倒的に多い数を扱うことが多いでしょう。
求職者から取得する個人情報としては、個人の氏名や住所、電話番号等が記載された履歴書や職歴書、登録者専用サイトを運営していて、登録者に対して発行しているIDが登録者の氏名・住所等と紐づけられている場合は、IDも個人情報として法律などで定義されています。
特に気を付けるべき個人情報漏えい・流出リスク
従業員の個人情報以外に、求職者情報を多く取り扱う人材紹介会社において、求職者情報の漏えい・流出等のリスクが発生する場面としては、例えば具体的に以下のリスクが挙げられます。
- 紙の求職者情報を施錠可能なキャビネットなど、適切な場所に保管していないことによる紛失・盗難
- 施錠できるキャビネットのカギの紛失・盗難
- クリアデスクを実施せず、書類が山積みの状態で、必要な求職者情報をすぐに取り出すことができない
- 紙の求職者情報を社外に持ち出した際の紛失・盗難
- 求職者情報の誤廃棄・誤消去
- 電子データの求職者情報について、従業員全員がアクセスできる場所に保管していることで、不必要なアクセスの発生可能性
- 電子データの求職者情報をメールで送信する場合の、メール誤送信
これらのリスクを発生させないために、必要な対策を行うことが重要です。
PMS構築や審査においてチェックしたいポイント
人材紹介会社でPマークを取得・運用する際、上記で挙げたようなリスクを発生させないために、必要な対策を実施しましょう。以下のような対策が挙げられます。
- 紙の求職者情報を使用しないときは、施錠できるキャビネットなどに保管
- 施錠できるキャビネットのカギは管理者を決めて管理し、スペアキーは別の者が管理
- 日々クリアデスクを実施
- 紙の求職者情報持ち出す際は、必要最低限の情報だけを持ち出す
- 誤廃棄・誤消去防止のため、求職者情報の保管期間・保管場所などを決める
- 電子データの求職者情報は、アクセス制限を実施
- メール誤送信を防止する宛先を十分確認
なお、Pマーク上、求職者より取得する個人情報については、同意を得たうえで取得することが要求されます。紙で求職者情報を取得する場合は求職者に同意書を書かせる、Webサイトから電子データで取得する場合は必要事項を網羅した同意文を公表し、確認させてから取得するなどの措置が必要です。
同意を得ずに求職者の個人情報を取得している場合、Pマーク審査で指摘事項の対象となる可能性が高いです。
