電子帳簿保存法とは？対象や区分、業務の流れなどについて解説

現在、IT企業では書類を紙で制作せず、電子ファイルで完結させる「ペーパーレス化」が加速しています。

書類の保存が容易になったり、セキュリティ面が強化されるなど、様々なメリットがあるペーパーレス化ですが、そのペーパーレス化が加速したきっかけが、2022年に改正された「電子帳簿保存法」です。

電子帳簿保存法は、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とした法律ですが、存在を聞いたことはあっても、具体的にはどんな書類が対象になるのか、区分や業務の流れを把握できている人は、あまりいないのではないでしょうか。

今回は、電子帳簿保存法について解説します。

ぜひ最後まで記事を読んで、電子帳簿保存法を理解しましょう。

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電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、企業や個人の記録管理の負担を軽減するために、電子データを記録管理の有効な形式として認める税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とした法律です。

各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類を、一定の要件を満たしたうえで、電子データとして保存できるようにし、電子的にやり取りをした取引の情報を保存する義務が定められました。

また「電子取引」に関しては、2023年12月末までは紙媒体による保存が認められていますが、2024年からはデータ保存が義務化されています。

電子帳簿保存法の区分

電子帳簿保存法は、「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つの区分に分類されます。

区分	内容
電子帳簿保存	「契約書」「領収書」といった、国税にまつわる帳簿書類を電子的に作成（コンピューターを利用しての作成）した帳簿の保存。
スキャナ保存	紙の契約書や請求書を、電子データに変換して、保存することを表します。スマートフォンで請求書を撮影し、パソコン上で保存。
電子取引	インターネットやクラウドサービスを介した電子的な取引（通販サイトやクラウドソーシングなど）

電子帳簿保存法の対象

電子帳簿保存法の対象は以下の2つです。

「帳簿」は、契約書・領収書といった「最初からコンピューターを使用して作成している帳簿」のことを指しており「国税関係書類」は貸借対照表、損益計算書といった決算に関して作成された書類のことを指します。

区分	内容
帳簿	「契約書」「領収書」といった、国税にまつわる帳簿書類を最初からコンピューターを使用して作成している帳簿。
国税関係書類	貸借対照表、損益計算書といった決算に関して作成された書類。

電子帳簿保存法の対象となる国税関係書類は、さらに「電子帳簿保存のみでできるもの」と「スキャナ保存できるもの」に分けられます。

スキャナ保存とは、紙で作成した書類に「タイムスタンプ（取引や手続きが行われた日時の証明）」を付与し、電子データ（画像ファイル）として保存する方法です。

スキャナ保存の対象	内容
重要書類	資金や物の流れに直結・連動する書類   例 契約書　納品書　請求書　領収書etc…
一般書類	資金や物の流れに直結・連動しない書類   例 見積書　注文書　検収書etc…

電子帳簿保存法は全ての書類に適用されるわけではありません。

電子帳簿保存法の対象と区分は細かく分類されているので、どの書類が対象なのか把握しておく必要があります。

電子帳簿保存法のに適用される書類については、国税庁のQ&Aにて公開されています。

電子帳簿保存法の区分ごとの業務の流れ

電子帳簿保存法が改正されたことで、以下の3つのポイントで、今までから業務の流れが変わります。

それぞれ解説します。

電子データの受領時

電子データで書類を受領した時、「電子取引」という扱いになるため、仕訳入力後、電子データのまま保存する必要があります。

また、税務調査の際に電子データの提出を求められた際に、データを提出できるようにしておきましょう。

電子請求書の発行時

電子請求書を発行する場合は、請求書発行システム上での請求データを会計ソフトにインポートして仕訳入力し、その電子データを保存することで電子帳簿保存法に則ることが可能です。

また、電子請求書は紙の請求書と同じく、7年間の保存義務があります。

データの保管時

証憑書類を電子データで保存する場合、取引年月日・取引金額・取引相手先名称での検索ができることが保存要件です。

電子帳簿保存法とは、企業の帳簿や請求書などの処理に手間がかかる電子データの保存を認める法律です。

電子帳簿保存法に対応するメリットはあるのか

ここまで、電子帳簿保存法について解説してきました。

では、実際に電子帳簿保存法へ対応することで得られるメリットはどんなものがあるのでしょうか。

電子帳簿保存法のメリットは主に3つです。

それぞれ紹介します。

費用やスペースの削減

電子帳簿保存法に対応することで、ペーパーレス化が進めば、印刷費が安く抑えられ、紙の書類を置いておくスペースも不要になります。

セキュリティ強化

電子化された文書に、タイムスタンプ（日時の記録）を付加したり、閲覧権限の設定をすることで、セキュリティ強化に役立ちます。

業務効率アップ

紙の書類を探す手間を省いたり、共有や展開が容易な分、会議の準備時間を削減できたりなど、作業の効率がアップします。

まとめ

電子帳簿保存法について解説しました。

電子帳簿保存法により、2024年以降は、さらにペーパーレス化が加速していきます。

電子帳簿保存法に適合する運用をすると、業務の効率化をはかれたり、資料の改ざんなども防ぐことができるなど、様々なメリットがあるので、直前になってから準備を進めるのではなく、今のうちに準備を進めて、スムーズに移行できるようにしておきましょう。

電子帳簿保存法の詳細については、国税庁の公式HPにて公開されています。 こちらも合わせて確認してみてください。