Pマーク取得を目指すにあたって、コンサルタントに依頼するのは最近当たり前になってきていると言えます。
コンサルタントに依頼するからには「自分たちにあまり負担をかけたくない…」と思われるかもしれません。最近は「丸投げしてPマークが取得できる」「負担は一切かかりません」と言った内容のコンサルティング会社の広告も目立つので余計そうなるのかもしれません。
しかしコンサルタントにPマーク取得に必要な作業を全て丸投げしてしまうと、たとえ取得できたとしても、様々な問題が起きてしまう可能性があります。
今回は、コンサルタントに作業を丸投げした際に注意すべき3つの点を紹介したいと思います。
業務内容にそぐわない資料になる
Pマークを取得するためには、会社の業務内容に沿った内容の資料を作成しなければなりません。
しかしコンサルタントは、みなさんの会社や業務の事を熟知していません。
そのためコンサルタントに丸投げしてしまうと、例えば個人情報管理台帳を作る際、他社で使用した台帳を流用して作成されてしまう事が考えられます。
そうなった場合、コンサルタントが作った資料と、みなさんの会社の業務内容の間に齟齬が生じる可能性があります。
つまり、コンサルタントに作成を依頼する場合でもヒアリングや詳細のチェックは一緒に行っていかないと、会社や業務内容に合わない資料ができてしまいます。
審査の際に回答できなくなる
コンサルタントはPマークの審査に立ち会えません。
つまりコンサルタントが作った資料について、審査の際にはみなさんが審査員に説明等を行い、審査を受ける必要があります。そのため審査前に作成された資料をチェックし、会社に合った形へ修正しなければなりません。
もし修正しないまま審査を受けると、資料の不備や整合性が取れていないところに気付けなかったり、審査で指摘された事項に全く回答できないという状態になってしまい、修正しなければならない指摘事項が収拾のつかない数になってしまう恐れがあります。
その結果、Pマーク取得にかなりの時間や労力がかかってしまったり、改善の対応が行いきれず取得を諦めてしまうことに成りかねません。
取得後にノウハウが残らない
コンサルタントに丸投げして、かろうじてPマークを取得できたとしましょう。ただ、Pマークは2年に1度更新をする必要があります。
また取得の際に作成したルールの運用は、会社だけで行っていかなければなりません。Pマーク取得時の担当者であれば審査の応対等をしているので、多少はやるべきことを理解しています。
しかし全てコンサルタントに丸投げで行ってきたため、ルールを運用する際にやり方や、そもそもそれを行う意味が分からず「何もしない」まま更新時期まで過ごしてしまう可能性があります。
またPマーク取得時の担当者が退職してしまった場合、更新の際に必要な作業や資料を誰も知らない事も起こりえます。過去にはPマーク取得時の担当コンサルタントが全ての資料のデータを持っていて、社内にはPマーク取得の際に作ったデータが一切ない、とおっしゃられたケースもあります。
そうなってしまうと、自力での更新ができなくなり、コンサルタントに再度依頼しなければならず、コストが非常に嵩んでしまうこともありえます。
さいごに
Pマークを取得する時だけでなく、中長期的な観点で物事を考えたとしても、コンサルタントへの丸投げは避けた方が望ましいです。
確かに社内の負担は増える様に思えますが、コンサルタントと一緒にPマーク取得に向けて取り組んでいく事は、取得時はもちろん、その後の運用や更新の負担を減らせるため、非常に大切です。
