Pマーク取得・更新審査で教材提出は必要なし！その理由を徹底解説
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Pマークの新規・更新を控えるお客様から時折「Pマークの申請では従業員教育で利用した資料の提出が求められるので、資料のデータをください」といったお問い合わせをいただきます。
しかし、教材を印刷して提出するのはあくまで任意提出となっているため、必須ではありません。そのため、Pマークを取得されているお客様もeラーニングで従業員教育をおこなっていただくことが可能です。
ところで、提出が任意とはどういうことなのでしょうか。詳しくご説明いたします。
- この記事でわかること
- Pマークで教材を提出しなくて良い理由
- 教材を提出しない場合に起こること
なぜ、任意提出なの？
教材の提出は、あくまで「現地審査をより効率的・効果的にする」ために求められるからです。
Pマークの申請をおこなうにあたって、組織は構築したマネジメントシステムを運用し、個人情報保護の取り組みをおこなった記録を申請書に記載し、審査機関に提出する必要があります。
例えば、「文書管理台帳」「教育実施記録」「内部監査の結果」「マネジメントレビュー記録」などは審査の際には必ず提出をする必要がありますし、会社の移転、代表者の変更、個人情報保護管理者の変更等があった場合には、上記に加えて「登記事項証明書」「定款の写し」「変更報告書」などの提出も必要です。
しかし、そのように審査機関に必ず提出しなければいけない書類の中に、「教材」は含まれていません。
あくまでも任意提出です。
では、なんのために事前に教材を提出することがあるのかというと、それは「審査の所要時間を短縮する」ためです。事前に教材を提出すれば、審査員が現地審査前に教材の内容をチェックできるため、審査の所要時間を短縮することが可能です。
しかし、教材を事前に提出することで提出しない場合に比べて審査時間が大幅に短縮できるということは、実際のところあまりないようです。あえて事前提出のメリットを挙げるならば、現地審査での確認項目が減る分、審査員の心に余裕が生まれ、別の項目の確認をより綿密におこなってもらえるかもという程度です。
教材を提出しなかった結果、審査員から指摘を受ける可能性はないの？
指摘を受ける可能性はありません。
教育資料の確認は、現地審査でおこなわれます。
その際、「実際に使用した教育資料を見せてください」と言われることはありますが、「提出してください」と求められることはまずありません。
教材を提出しなかったことについて、もし審査員から文句を言われたら？
それは審査員の愚痴です。
「事前に教材を提出してくれていれば～」というようなことを言われた場合、それは審査員の方が、審査における時間管理をできていない可能性があります。
審査員の方の言動などを審査機関に報告し、「審査が”より”効率的・効果的なものとなったのか」「そもそも効率的・効果的な審査を望める審査員であったのか」を確認し、場合によっては審査員を変更してもらったほうが良いでしょう。
各従業員の受講履歴は必要？
受講履歴は不要です。ただし、教育実施記録は必要です。
教育を実施したことが確認できればよいため、「誰が何回受講したのか」「誰が何点だったのか」といった受講履歴を提出する必要はありません。
教育に関して提出が必要なのは、「教育後におこなった効果測定(テストなど)に従業員全員が合格した」という記録だけです。
eラーニングで審査は本当に通るの？
審査上、何の問題もありません。
eラーニングは、教育をより効率的・効果的なものとし、従業員の個人情報保護の意識改革につなげるものです。eラーニングで教育を実施したからといって審査に通らないことはまずありえません。
クラウドサービスだからといって審査に通らないこともありえませんので、ご安心ください。
弊社が提供している「セキュリオ」では、Pマークの教育に対応した教材をeラーニングで配信しています。
Pマークの教育に関して「教材作成が面倒…」「従業員を集めて教育を行っているが、日程調整等の工数が膨大…」という方は、是非Pマークの教育に対応した「セキュリオ」のeラーニングを14日間の無料トライアルからお試しいただければと思います。
