株式会社Respawn様 – 顧客事例 –

— LRMへのご依頼内容をお話し下さい。

弊社は2018年5月、LRMさんにPマークの新規取得コンサルティングを依頼しました。LRMさんのサポートを受けて準備に取り組み、2019年1月にPマークを取得しました。

— コンサルティング会社の選定経緯をお話し下さい。

インターネット検索で3～4社に問い会わせをし、ご訪問いただいて話を聞きました。その中で説明が最もしっくり来たLRMさんに依頼しました。

— どのようなところがしっくり来ましたか。

Pマーク取得までの流れがきちんと示されていた点です。LRMさん以外の会社は「大丈夫です」「更新も簡単にできます」と、言葉が軽く感じました。根拠が何も示されなかったので安心してお任せすることが出来ませんでした。
LRMさんの説明は非常に丁寧でしたし、見積金額も納得できました。

— Pマーク取得までの取り組みについてお話し下さい。

弊社内にはPマーク取得や運用に携わったことがある人材がおりませんので、LRMさんにリードしていただきながら個人情報管理台帳やマニュアルなどの文書類を作成していきました。

— 御社では社内に勤務されている方は何名ぐらいいらっしゃるのですか。

社内で働いているのは、営業、経理、事務、プランナー、講師、デザイナーなど、全部で10名ぐらいです。
エンジニアは現在のところ全員客先へ出向していますが、各自時間を見つけては帰社して、研修室で勉強をしています。研修室には、スクール事業で外部企業からお預かりしている社員の方も出入りしています。

— 御社内に存在する個人情報は社内の方のものがほとんどですか。

はい。開発業務は全て客先で行いますので、個人情報は従業員や求人応募者の情報がほとんどです。

— それらの個人情報の取り扱い方に関して、どのようなルールを適用されたのですか。

まず面接で履歴書をいただく際に、個人情報取得の同意書にサインしてもらうことを定めました。
また履歴書や経歴書、スキルシートなどは、保管場所を決めて施錠し、不採用者の情報は1ヶ月が過ぎたらシュレッダーをかけて廃棄するといったルールも設けました。

— ハード面の整備はございましたか。

ハード面では、オフィスの入退室管理システムを導入しました。
研修室には外部の方も出入りしますので、ICカードで個人を特定して認証する電磁キーを導入しました。

— 個人情報管理台帳の作成、ルール決め、マニュアル作成などにはどのぐらいの時間をかけましたか。

3ヶ月ぐらいです。2週間に1度のペースでLRMさんと打ち合わせをしながらリスクアセスメントやマニュアル作成を行いました。

— 御社が担われた作業をお話し下さい。

個人情報管理台帳や同意書などの記録類の作成です。Webサイトに掲載する個人情報保護規程の作成も行いました。ドキュメント類は、LRMさんとの打ち合わせの中で読み合わせをしながらまとめていきました。

— 従業員教育はどうされましたか。

LRMさんのセキュリティ教育クラウド『セキュリオ』を導入して実施しました。弊社では毎月第2金曜日を帰社日として全社会を行っています。その時に一斉に受講してもらいました。また、欠席者は後日に別途受講してもらいました。

『セキュリオ』のeラーニング機能は、受講状況や各自の成績などが管理・把握しやすく、審査資料としても活用できるため便利でした。アナログな方法で管理するとしたらやりきれないと思いますので、Pマーク取得後も継続契約することにしました。

— 内部監査はどうされましたか。

内部監査員をLRMさんに代行していただいて実施しました。 自分達では気づかない点が必ず出てくると思いましたので、内部監査員を代行していただくメリットは大きいと思いました。また、内部監査が現地審査の予行演習にもなりました。

— 現地審査は不安なく受審出来ましたか。

不安はありませんでしたが、初めての経験でしたので、審査員に教えていただくつもりで臨みました。
実際、当日は審査員に「何か不備があれば教えて下さい」とお願いしました。結果的には大きな問題もなく終えることが出来ました。

— 全体を通してご苦労はありましたか。

最初は慣れていないため大変そうだなと思っていましたが、始まってしまえばLRMさんのサポートがありましたのでたいした苦労はありませんでした。あえて言うなら、本業の傍ら作業の時間を取る大変さはありました。
しかし全体的にはスケジュール通りにプロジェクトを終えることが出来ました。

「更新審査に備えてPマークの運用改善サポート『情報セキュリティ倶楽部』
を契約しました」（右；落合氏） ※左は弊社コンサルタント