ニッセイファシリティ株式会社 様 – 顧客事例 –

ニッセイファシリティ株式会社は、コンプライアンスの強化とビジネスチャンスの拡大を目指してプライバシーマーク（以下、Pマーク）を取得しました。個人情報の取り扱いルールを構築する上で留意したこと、Pマーク取得による成果、そしてLRMのコンサルティングに対する評価を、個人情報管理責任者を務める事業部長・植松正樹氏と、個人情報監査責任者を務めるビルメンテンス事業部次長代理・渡辺功氏のお二人に伺いました。

（ニッセイファシリティ株式会社について）
官公庁を主な取引先とする総合ビルメンテナンス会社。東京都内を中心に、大阪、大分など全国14か所に営業拠点を広げている。清掃管理、衛生管理、保安・警備管理、設備管理などといった施設管理の他、受付や電話交換、緊急夜間医療事務など人材派遣業務なども手掛け、幅広い業務に対応している。中でもスポーツ施設運営に強みを持つ。
設立；1965年4月、従業員数；約630名、本社；東京都杉並区。

— 御社がLRMに依頼した内容を教えてください。

弊社は2012年5月、LRMにPマークの新規取得コンサルティングを依頼しました。
LRMのコンサルタントは吉村さんです。吉村さんの手厚いサポートによって無事にPマークを取得することができました。プロジェクトのスタートは2012年5月中旬で、登録証が届いたのは2013年４月末です。

— Pマークの新規取得にあたってコンサルタントのサポートを導入した理由を教えてください。

インターネットで探しました。Pマークコンサルタントで検索して何社かピックアップした中からLRMだけに絞って問い合わせをしました。

— 問い合わせの段階で、LRMに絞り込んだ理由を教えていただけますか。

選定にあたって弊社が吟味したのは、サポート内容、取得までにかかる期間、料金です。ホームページを拝見したところ、弊社の希望に一番近いのがLRMでした。LRMのホームページは情報量が充実し、知りたいことが明確に表記されていました。それを読んで取得するまでしっかりサポートしていただいて、短期間で取得できるという期待が持てました。料金も適正だと感じました。
低料金のコンサルティング会社も何社かありましたが、訪問回数に制限があるなどサポート内容で弊社の要求を満たしませんでした。社内の担当者はPマークの作業だけやっていれば良いわけではないので、取得できるまでサポートしてもらえることは非常に重要な要件でした。

— 実際にLRMのコンサルタントと会ってお話しをされた際のご感想はいかがでしたか。ご期待通りでしたでしょうか。

はい。実際に話をしてみても、ホームページを拝見して我々が期待したことに、疑問や不安を感じることは一切ありませんでした。相談回数無制限、短期取得も可能、ということもはっきりとおっしゃいましたので、自信を持って経営者に説明し、社内稟議を上げることが出来ました。

— 今回のPマークの新規取得で特に留意したことはありますか。

弊社として留意したことは、できるだけシンプルな業務フローを構築することです。

Pマークの場合はJIS Q 15001:2006の規格に自社の業務フローをいかに当てはめていくかが重要なポイントです。
規格に合わせなければいけないところと、自社の業務に合わせて作れるところを見極めてルールを作らないと、必要以上に煩雑な業務フローになってしまいます。我々だけではその見極めは難しいですが、今回は吉村さんに丁寧に教えてもらいながらルールを構築しました。

それに付随することですが、弊社はプロジェクトのスタート時点から、作成する文書類は可能な限り簡素化したいと考えていました。
弊社では2004年にISO14001を取得しましたが、その際、膨大な量の文書を作成することになり苦労した経験がありました。特に様式類は業務ごと、部門ごとに作成して、管理が煩雑になった面もあります。
ISO14001やPマークの重要性は認識していますが、いずれも、それ自体に生産性があるものではありません。
これらをうまく活用することが生産性向上につながるのです。うまく活用するには可能な限りシンプルなルールを作ることが必要であり、業務の中で使う様式類もシンプルにまとめなければいけません。
そこで吉村さんにお願いして文書類の作成は可能な限りミニマムなボリュームに収めてもらいました。
その結果、文書類は災害時などのイレギュラー時に使うものを合わせて全部で30種類ほどを作成しただけで済みました。そのうち頻繁に使うものは入退記録、来客記録、従業員を雇用する際の同意書、誓約書の４種だけなので、業務フローへの影響も最低限に抑えることができました。

— 今回、定めたルールにはどのようなものがありますか。

改めて策定したものは主に弊社オフィス内におけるルールです。例えば、メールの添付ファイルには必ずパスワードを設定する、PCに保存する電子データには全て個別のパスワードロックをかける、パスワードの文字列は全て違うものを使用する、雇用の際に身分証明書などの個人情報を預かることに関して従業員の同意書を取る、机の上に書類を放置しない、本社オフィスにおける個人情報の保管は一か所のキャビネットに集約する、といったことです。
現場のスタッフに関するものでは、従業員教育の一環として理解度を確かめるため定期的にテストを行うということなどがあります。

— Pマーク取得により、社内に何等かの変化はありましたか。

目的通りにコンプライアンスを強化し、ビジネスチャンスを広げるための態勢が整ったことの他に、文書管理がよりきちんとできるようになりました。またPマーク取得は現場をマネジメントする側にとって、従業員に個人情報保護の意識を定着させることの大切さと難しさを再認識するきっかけになりました。
例えば現場でテストをしてみると、「ファイル共有ソフトとは何か」と質問されることがあります。我々が知っていて当たり前だと思い込んでいることを、現場のスタッフ、特に年配の方は知らない場合があるということに気が付きました。それによって何をどのように伝えなければいけないかを深堀して考えるようになりましたし、現場のスタッフと話をする際にはより踏み込んだ説明をするようになりました。それも含めて従業員教育をより徹底するようになったことで、全社的に個人情報保護の意識が向上してきました。我々自身にとっても大変勉強になりました。

「これからしっかり運用して、よりシンプルなルールへと改善して行きたいですね」
（右；植松氏、中；渡辺氏）

— LRMのコンサルティングはいかがでしたか。

吉村さんはとても相談がしやすかったです。こちらの事情を理解して柔軟に対応していただけたことが、相談のしやすさの要因だと考えています。
例えば、弊社側の作業が期限通りに進まない時に、忙しくて作業ができていない、ということも率直に話せましたし、取り立てて急かしたりせずに辛抱強く待ってもらえました。特にそう感じたのは、夏場の繁忙期を乗り切って３か月ぶりぐらいに連絡をした時です。ある日突然思い出したように連絡をした時でも、誠実に対応していただきました。
プロジェクトが始まる際、弊社の希望としてはできるだけ早期の取得を目指していました。10月ぐらいまでに取得できれば新年度から始まる案件の入札に間に合うからです。吉村さんにもそう伝えていたので、その目標から逆算したスケジュールを組んでもらっていました。それにも関わらずこちらの事情でスケジュールを遅らせてしまい、心苦しく感じていました。しかし吉村さんは粛々と対応してくれました。

さらに付け加えると、Pマークコンサルタントとしては吉村さんの年齢が若いということもフランクに話せた要因の一つです。

— 今後の課題やビジョン、またはLRMへの期待を教えてください。

今後の課題は、構築したルールの社内への定着と、継続的な改善です。
メールの添付ファイルのパスワードや電子データのパスワードロック、机の上に書類を放置しないなど、Pマークの規格に沿った新しいルールはまだ慣れていない部分があります。これについては、継続的な教育によって意識の定着を図ることが大切です。その一方で、改善できるところは改善して、業務フローをよりシンプルなものにしていきたいとも考えています。
また、Pマークは取得してからの運用が重要です。２年ごとに更新しなければいけないし、PDCAを回して改善もしていかなければいけません。継続的に日々コツコツと運用し続けながら、業務レベルが向上するなど、より効果の上がるような取り組みにしていきたいと考えています。

この課題に対する取り組みを、どのような体制で遂行していくのかは今検討しているところですが、運用の中では社内で解決できないことも発生すると思います。その時はまたLRMに相談したいと考えています。

ニッセイファシリティ株式会社様、お忙しい中、有り難うございました。
※右端は弊社吉村

ニッセイファシリティ株式会社のサイト
※取材日時 2013年6月

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