株式会社エヌアンドエスファシリティ様＆株式会社エヌアンドエス不動産様（2社同時取得） – 顧客事例 –

— Pマークを取得した背景を教えて下さい。

エヌアンドエスファシリティの取引先には、ISOを取得するなど品質意識の高い企業があります。そのような企業が所有する不動産管理の委託先として相応しい企業であるためには、第三者機関の評価によって得られる何らかの認定が必要であると考えたことがPマーク取得のきっかけとなりました。

— 色々な認証や制度がある中で、Pマークを選んだ理由をお話し下さい。

個人情報の取扱い方が、業務品質に直結するからです。エヌアンドエスファシリティのプロパティマネジメント業務における入居者情報、エヌアンドエス不動産の不動産販売業務における購入者情報など、我々の業務では様々な個人情報を扱います。これら個人情報を適切に扱うことが、弊社の業務品質であるという認識から、JIS規格に基づくPマークを取得することにしました。

— Pマーク取得に向けて、掲げていた目標はありますか。

Pマーク取得にあたって弊社が掲げた目標は、（１）1年以内に2社の申請を完了させる、（２）個人情報保護意識を全社員に浸透させる、の2つです。
特に重要だったのが（２）個人情報保護意識を全社員に浸透させる、です。そのため取得まで月2回のペースで行ったLRMコンサルタント・金山さんとの打ち合わせには社員全員が可能な限り参加し、皆で考え、意見を出し合いながらマネジメントシステムを構築しました。

— 「個人情報保護意識を全社員に浸透させる」ことが重要な理由をお聞かせください。

弊社はグループ全体で正社員9名という少人数の組織です。何か問題があったときに、ある特定の個人がいないと前に進まないという状態では、会社の運営がうまくいきません。どんな小さなことでも社員全員で共有しておくことが重要です。個人情報保護についても例外ではありません。

弊社は、もともとある企業からの分社化で設立した会社です。現在在籍する社員の約半数は、分社化以前から勤続しています。以前所属していた会社では、Pマークを取得・運用していたため、当時から在籍しているメンバーは個人情報保護の重要性を把握しています。しかし最近入社したメンバーはその経験がないため、意識が浸透していません。今回、Pマーク取得を機に、個人情報保護に関する意識浸透を図ることで、業務レベルの向上にも繋げたいと考えました。

— Pマークの2社同時取得はスムーズに進行しましたか。

はい。スケジュール通りに進行しました。LRMに正式に依頼してコンサルティングがスタートしたのが2013年9月中旬です。金山さんに、2社ともに2014年春頃に申請が出せるようスケジュールを組んでもらってスタートしました。エヌアンドエスファシリティが1月、エヌアンドエス不動産は4月に申請することができまました。スケジュールは以下の通りです。

＜エヌアンドエスファシリティ＞
2013年9月中旬～11月　個人情報の洗い出し・リスク分析・マネジメントシステムの構築
2013年12月　　　　　　社員教育・内部監査員教育・内部監査
2014年1月上旬　　　　　申請
2014年2月上旬　　　　　審査
2014年3月　　　　　　　取得

＜エヌアンドエス不動産＞
2014年3月　　　　　　　個人情報の洗い出し・リスク分析
　　　　　　　　 　　　　社員教育・内部監査員教育・内部監査
2014年3月下旬　　　　　申請
2014年4月下旬　　　　　審査
2014年6月　　　　　　　取得

今回の取り組みは2社同時取得ですが、2社共通のマネジメントシステムを適用するためにまずはエヌアンドエスファシリティの取得を通してマネジメントシステムを固め、その後にエヌアンドエス不動産の取得準備に取り掛かりました。不動産のPマーク取得準備は、マネジメントシステムがすでにできていたことに加えて、教育や内部監査などはファシリティで実施して手順を把握していたため、短期間で行うことが出来ました。

— Pマーク取得までの過程で大変だったことがあれば教えて下さい。

個人情報の洗い出しから文書作成までの工程は苦労しました。特に難しかったのが（１）個人情報保護台帳の作成、（２）リスク分析です。個人情報の概念が把握しづらいことに加えて、Pマークの規格は解釈でどうとでも受け取れるものが多く私たちの業務にどう当てはめて良いか判断に苦しみました。

（１）個人情報保護台帳の作成
エヌアンドエスファシリティで扱う個人情報の中で最も量が多いのは、プロパティマネジメント業務における入居者から預かる身分証明書ですが、住民票、印鑑証明、在籍証明、学生証、保険証、運転免許証など人によって提出されるものが様々であり、非常に細分化されています。それを種類別にまとめて、個人情報の名前や利用目的、保管方法などを一覧にまとめる作業が一苦労でした。
また、エヌアンドエス不動産の場合、売買契約書や固定資産税評価証明書などが個人情報にあたりますが、中には法務局に行けば誰でも見れるものもあります。そういったものがなぜ個人情報なのかということを理解するのにも一苦労ありました。

（２）リスク分析
洗い出した個人情報一つ一つに対するリスク分析は、打ち合わせの合間合間に取り組む課題として社員全員で行いました。しかし、例えば、入居者の個人情報を預かって社に戻るなどの日常的な行動にどのようなリスクが伴うのかを判断することは、なかなか難しい作業でした。
そこで、独自のマニュアルを作成して配布し、それを参考に各自で考えたり、意見交換したりしながらまとめてもらったものを個人情報保護管理者のもとに集約し、それを金山さんに渡してまとめてもらうという方法で行いました。

しかし、このような苦労もありましたが、LRMの金山さんのサポートもあり、前職時代に比べると非常に楽に取得できました。今回は、業務に支障を来すことなく、無事に取得に至りました。