株式会社寿紙工 様 – 顧客事例 –

株式会社寿紙工では、2008年に5か月間という短期間でプライバシーマークの新規取得に成功しました。
2010年に迎えた初めての更新審査も、スムーズにクリアしています。新規取得・更新審査、いずれもLRM幸松コンサルタントが関与。
取得の背景とこれまでの経緯、そしてLRMへの評価を代表取締役社長の近藤哲之介氏と生産管理部に所属し個人情報保護管理者も兼ねる池田明日香氏に伺いました。

（株式会社寿紙工について）
株式会社寿紙工（大阪府豊中市）は、ダイレクトメールの作成を請け負う会社である。
印刷会社で印刷・製本加工された印刷物（定形外サイズのパンフレットなどがメイン）に、封入・封緘して発送業者に引き継ぐまでを業務範囲としている。
設立：2006年、従業員数：社員11名・常駐パート40名。

–　Pマークの取得はうまく行きましたか。

はい。当初我々が予想していた以上にスムーズに取得できました。申請まで3ヶ月、審査や審査対応を含めると5ヶ月という短期間で取得しています。
重要な作業は殆ど幸松さんがやってくれました。それがスムーズに進んだ最大の要因だったと考えています。

–　新規取得に向けた作業はどのように進みましたか。

申請までの3ヶ月間は2週間に1回ぐらいのペースで幸松さんの訪問を受け、以下のような経緯で進行しました。
対応したのは近藤と池田の2名です。実務を担当するのは個人情報保護管理者である池田です。

まず、Pマークの基礎知識・取得までの手順・作業内容について一通りレクチャーを受けました。
その後、役割分担を決めました。弊社側は、幸松さんのリードに従って必要な情報を集めて渡すだけ。その他、申請に必要な文書の作成は幸松さんが担当してくれました。

弊社が行った作業のうち最も重要な作業は、社内の個人情報の洗い出しです。
社内の経営情報（従業員の履歴書や人事情報、給与情報など）の管理に関する意識は弱く、管理規定もありませんでした。
そこで、幸松さんと一緒にどのような情報がどのような状態で保管されているのかをリストアップし、それぞれにリスク対応を決めていきました。
また、従業員全員に対して個人情報取扱いの同意書を取ったり、稟議書・申請書などの帳票類を整理したりといった作業を行いました。

その作業の後に個人情報保護のマネジメントシステムをまとめたのは幸松さんです。
従業員への教育は、従業員全員普段から意識していることを復習するに留まり、内部監査も出来上がった業務フローをチェックするだけで済みました。
審査対応は不安でしたが、致命的な指摘はありませんでした。

–　では、次に2010年の更新時におけるメールサポートについてお伺いします。更新審査を迎えるにあたって、改めてLRMのサポートを必要としたのは何故でしょうか。

実務担当者の精神的な負担を軽減するためです。更新審査を迎えるのは初めての経験でした。準備を進める上で、相談する相手が必要でした。
また更新審査ではどんな指摘をされるのか全く予想できません。
どんな準備をすれば良いのか、不安・プレッシャーは計り知れないと考え、LRMのサポートを要請しました。

–　メール対応だけのメールサポートを選択したのは何故ですか。

幸松さんに勧められたからです。
メールサポートは、必要に応じてメールで質問し、メールで回答してもらうサービスです。
最初に依頼した際に現状報告をすると、メールサポートで十分間に合いそうだと言われました。
結果として、殆どメールのやりとりだけで済みました。

–　更新に向けて行った作業はどのようなことですか？

まず、個人情報保護のマネジメントシステムの確認から始めました。
取得後、2工場体制から1工場体制に変わった際に、リスクを全部見直していました。
それは、管理者自身が判断し自分の手で行ったのですが、その際に見直したリスクマネジメントシステムの中身を幸松さんに確認してもらいました。
そして、教育・内部監査などを行うごとにメニューと結果を報告して、問題がないかも確認してもらいました。

審査対応も、ほぼ問題なく終了しました。
その際に2工場体制が1工場体制になったことによるリスク対応の全面見直しについて「非常に望ましい」という評価をいただきました。
それは、幸松さんの指導が的確だったからだと考えています。

–　今後のビジョンとLRMへの期待をお話下さい。

まず、最低限Pマークの運用は維持し続けなければいけません。
事業の特性上、運用を停止することは発展的な事業継続を阻止することになります。
運用を停止すると「取消し及び一時停止事業者」として、Pマーク制度のサイト上で公告されます。
それが事業に与える影響は計り知れません。
今後もPマークの運用に関してはLRMのサポートが必要です。

また、今後は業務品質の向上をめざし、品質管理の国際基準であるISO9001の取得を検討しています。
Pマーク取得の過程では、社内で保有する個人情報の洗い出しをして、マネジメントシステムを構築しました。それによって常時50名の従業員を抱える会社組織に相応しい管理規定が出来上がりました。
弊社が次に目指すのは、生産加工分野のプロ化です。ISO9001の取得は、社員全員の参加でじっくり取り組みながら達成したいと考えています。
その際にも、ぜひLRMのサポートをお願いしたいと考えています。

寿紙工様、お忙しい中、有り難うございました。
(左は、LRM代表取締役・幸松)

株式会社寿紙工様のWebサイト
※ 取材日時 2011年8月

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