環境機器株式会社 様 – 顧客事例 –

2012年7月、プライバシーマーク（以下、Pマーク）を取得した環境機器株式会社。2010年11月から個人情報保護管理者としてプロジェクトの推進にあたってきた経営企画室・亀本達也氏に、その経緯と、LRMのコンサルティングに対する評価を伺ってきました。

（環境機器株式会社について）
防虫・害虫駆除のコンサルティング商社。シロアリ薬剤などの殺虫剤、防虫剤、薬剤を噴霧するためのハードウェアなど、防虫・害虫駆除に関連する商品を仕入れ、販売している。全国に50社程度の同業者があるが、そのうちBtoB市場においてトップクラスのシェアを誇る。その強みは、豊富な知識に基づいたコンサルティング力。
防虫・害虫駆除に関する知識やノウハウを持ったコンサルタントが多数在籍し、顧客が抱える問題を起点に、現地調査を行い解決へ向けた最適な提案を行う。また、大小合わせて年間100回近くのセミナーを全国各地で開催し、防虫・害虫駆除関連の情報提供を行うなど、同業他社とは一線を画した活動で顧客の支持を得る。
創業:1969年 本社：大阪府高槻市 従業員数：35名（2012年8月現在）

–　個人情報の取扱いに関連して、業務上の問題か何かが発生していたのですか。

いえ。当時は特に顕在化した問題があったわけではありません。
課題として浮上した背景には、次の2つの要素がありました。

（１）対外的な信用確保

弊社がネット通販事業を開始する以前から、社会的には企業における個人情報漏えいが問題となっていました。ネット通販事業が軌道に乗ってきた段階で、対外的な信用を確保するためには、Pマーク取得が必要だと判断しました。
また、最近になって、Pマークの有無が新規取引に影響を与える機会が増えました。
ネット通販事業に限らず、弊社がこれまで以上にビジネスを拡大するためには、対外的な信用をより高めることが重要となっています。

（２）社内業務のレベルアップ

Pマーク取得の副次的な効果として、社内業務のレベルアップを期待しました。社内の情報資産取り扱いルールに対する従業員の意識を高めることで業務レベルが向上し均質に保てるという期待です。
Pマークを取得する以上は、継続可能で、なおかつ外部に向けても通用するルールを適用する必要があります。社内のみで通用するルールでは、おざなりになってしまう危険があります。外部機関によるPマークを維持するためには、一定以上の厳しいルールを適用しなければいけません。最初は「面倒くさいな」と感じながらも、ルールを意識することで、業務のケアレスミス防止に繋がると期待しています。
万が一事故が起きても、過失のレベルを低く抑えられる効果も期待できます。

（１）対外的な信用確保に関しては、取得そのものが成果ですので、所得できた段階で目的を達することが出来ました。今後は弊社の事業動向に応じて、可用性をいかに維持して行くかが課題となるでしょう。

一方の（２）社内業務のレベルアップに関しては、ルールが完全に社内に浸透するまでには数年は必要だと考えています。それでも、既に成果の一端は現れています。
例えば、盆休みに入る前の大掃除では個人情報を含むドキュメントを適切な手段で廃棄します。機密文書を廃棄業者に引き取りに来てもらうのですが、それまで事務所に置いておくと邪魔になります。従来なら勝手に外に出しているところですが、今回は従業員が個人情報保護管理者である私に確認しに来ました。「もう間もなく引き取りのトラックが来るが、トイレの前に置くと邪魔だから外に出してもいいか」と。この出来事は、個人情報の取扱いに対する意識が向上した証だと考えています。もちろん、この確認に対する私の答えは「NO」でしたが、そのように聞いた従業員自身、「NO」という返事が返ってくることは予期していたようです。
このような確認行為が、意識の定着に繋がるのではないかと考えています。

–　差支えなければ、Pマーク取得プロジェクトが一旦停止してしまった理由を教えていただけますか。

個人情報保護管理者が専任者ではないため、兼務する仕事が立て込んでくると、Pマーク取得の優先順位が下がってしまうからです。
私は二代目の個人情報保護管理者です。2010年10月に入社して個人情報保護管理者を任ぜられました。
当時、既にプロジェクトはスタートしていましたが、個人情報マネジメントシステムがある程度出来て、従業員教育も一旦終り、内部監査を行う手前ぐらいの段階でプロジェクトが停止していました。
そのような状況で、私に与えられた多くのミッションの中で、Pマーク取得の優先順位は上から2番目ぐらいでした。しかし、2か月後にはその優先順位が6番目ぐらいまでに下がっていました。特にお客様に関わる仕事があるとどうしてもPマーク取得関連は後回しになってしまいます。
私が引き継ぐ以前も、同じような状況だったようです。

–　前任者からの引き継ぎはどのように行われましたか。

まず、11月に社内で私が後任としての初めての引き継ぎの会議をした際、LRMのコンサルタントである幸松さんに参加していただきました。その段階で必要なドキュメント類は8割方出来ていて、プラスして何をしていかなければいけないかというアドバイスを頂きました。それによって頭の中では取得へ向けて、何をしなければいけないかストーリーが大体描けました。だから翌2011年3月までには取得出来るだろうと考えました。

しかし、それが実際にはその通りにはならず、それからさらに1年以上、停止したまま経過してしまいました。自分が1人で行う作業に関しては隙間を見つけて進められるのですが、従業員教育や内部監査など、従業員全体で一斉に行うような取り組みのところで、なかなか日程が取れず、前に進みませんでした。

–　そのような状況が動き出したのは、どのようなきっかけだったのでしょうか。

2012年2月、社長からの通達がきっかけです。要するに「優先順位を上げてでも夏までに取得せよ」、という趣旨で、私への口頭での指令とともに、社内日報システムの中での同様の発信がありました。その通達が個人情報保護管理者の私だけではなく、全従業員にとっての最優先事項として意識を一致させるきっかけになりました。私自身も、「本気でやります」「絶対夏までやります」と社内に宣言し、その旨を幸松さんに伝え、再始動しました。

–　再始動後はどのように進みましたか。

最後まで幸松さんの細かいサポートを受けながら前に進んでいきました。

まず幸松さんに再び弊社にご来社いただき、夏までの取得を目標として、スケジュールを決めました。
最初に行ったことが従業員教育です。教育は一度終わっていましたが、私が引き継いだ時点で大分時間が空いていたので、幸松さんから再度行うようにとご進言いただいていました。そこでまず2月に従業員教育を行いました。

その上で今度は私がLRMのオフィスを訪ね、幸松さんと会いました。そこで幸松さんのスケジュールを押さえて、4月の第一週に来てもらうことにして、その週までに内部監査を終わらせようと決めました。
それによって何が何でも前に進まなければいけない状況を作り込むことで、以降は遅延なくスケジュール通りに進行するようになりました。

3月中に内部監査を行い、4月1週目に内部監査の結果をまとめたドキュメントを幸松さんに見てもらい、さらに何度かメールで幸松さんとやりとりして申請書類の書き方などのアドバイスをいただいて、4月中に申請書類を送付しました。そして、6月1日の審査機関の外部審査を迎えました。
審査機関は、LRMからご紹介いただいた何社かを比較して選びました。
それぞれのメリット、デメリットを教えていただいて、それを参考にしました。

–　外部審査はスムーズに行きましたか。

比較的スムーズに済んだと思います。外部審査だけは、コンサルタントの力を頼れませんので、事前準備はしっかり整えました。文書類は何度も目を通して頭に入れ、問われたら該当する書類を即座に出せるようファイリングもやりなおして、スムーズに進行できるようしっかり準備して当日に臨みました。
その結果、致命的となるような不適合はありませんでした。

勿論、審査結果では軽微な指摘は受けましたが、その結果を幸松さんに報告して、アドバイスされた対処方法に基づいて指摘事項を手直しし、速やかに審査機関に返送しました。
そして7月2日、審査機関から電話で取得が完了した旨通知をいただきました。

–　Pマークの運用について、今後はどのようなビジョンをお持ちですか。

Pマークの取得からまだ1ケ月弱の現段階なので、これからいかにPDCAを回して行くか、ということぐらいしか言えませんが、運用する中で、徐々に具体的な課題が見えてくるでしょう。目の前のことで言えることは、さっき申し上げたゴミ出しの際の確認など、きっちりやらなければいけないという意識が芽生えたところなので、この状態を継続していければと考えています。

また、事業戦略の側面から申し上げると、弊社は今後、ネットを活用した事業を拡大させる計画なので、それと並行して個人情報保護の取組はますます重要性を帯びてくるでしょう。
その前提に立って、保護対象となる個人情報が少ない今のうちに、個人情報マネジメントシステムの基盤作りと従業員のリテラシー確立に努めたいと考えています。

環境機器株式会社 様、お忙しい中有り難うございました。

環境機器株式会社 様のWebサイト
※ 取材日時 2012年8月

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