株式会社ハンド 様 – 顧客事例 –

— Pマークを取得した理由をお話し下さい。

弊社がPマークを取得した理由は、主に顧客情報を安全に取り扱うための社員の意識向上を図るためです。

弊社には約30,000件の顧客情報があります。また、サポート業務ではお客様からデータを預かることもあります。大切なデータを大量に扱っていることを考えると、社員にしっかり意識を持ってもえるよう教育体制を整備する必要があります。そのために基準となるルールを構築しようと考えました。今後は、事業拡大に向けて新しいビジネスモデルの構築なども考えていますので、そのための準備という意味でも、前向きに取り組んでいこうと考えました。

— 個人情報が漏れるリスクはどんなところにありますか。

現状においては、個人情報の種類も限られていること、それらの個人情報に触れるスタッフが限られています。弊社が扱う個人情報は、主にFAXで送られてくる申し込み書やホームページの購入フォームから送信される注文データです。そこには氏名、住所、電話番号などの顧客情報が載っていますが、弊社には営業部員がいないので、顧客情報を持って外を歩くことはありません。
また弊社で顧客情報を扱うメンバーは、出荷担当者とヘルプデスク担当者に限られています。
その中で懸念されるのは、FAXやメールを送る際のヒューマンエラーです。よくFAXの番号を間違えて、全く関係ないところに送ってくる事業者がありますが、弊社ではそのようなミスを起こさぬよう万全を期したいと考えました。

またヘルプデスク業務では、既存ユーザー様からパッケージの使い方などに関する問い合わせを受け付けています。その中で、1か月に1度あるかないかぐらいの頻度でお客様のデータをお預かりすることがあります。基本的にデータを預かることそのものがリスクなので極力預からないようにはしていますが、やむを得ない場合はデータを暗号化して送ってもらい、返す時はパスワードをかけるという手順を従来から採用してきました。

— Pマークを取得するにはJIS Q 15001に基づいた社内ルールを構築しなればいけませんが、
それが業務に与える影響などは心配しませんでしたか。

Pマークを取得することで、業務上の手続きが多少変わることは覚悟していました。結果的には大きな影響はありませんでしたが、セキュリティと安全・安心はトレードオフの関係なので、それで業務がやりにくくなったとしても仕方がないと考えています。
個人情報保護は、どうしても人間に頼るところがあります。FAXやメールの誤送信やお客様からお預かりするデータの取り扱いについても、業務を執行する人間に意識を持ってもらわなければどうしようもありません。そのために公平性のある規格に基づいたルールを整備して、全員で共有する必要があります。
万が一事故が起きた時の対応に費やすコストは後ろ向きのコストです。日常業務が多少不便になっても、事故を未然に防ぐためにコストをかける方が建設的です。

— Pマーク取得までの経緯はいかがでしたか。

LRMのコンサルティングがスタートしたのが2013年10月上旬です。
それから4回の打ち合わせを通じて文書作成を完了させました。年末に社員教育、2014年1月に入って内部監査・マネジメントレビューを行い、月末に申請することが出来ました。そして3月中旬に現地審査を受け、6月下旬、Pマークを取得しました。

— 取得までの経緯で苦労はありませんでしたか。

大体予想していた通りで、大きな苦労はありませんでした。
今回、Pマーク取得を通して行ったことは、主に個人情報の洗い出しと台帳作成、そして社内の整理です。プログラムの古い仕様書を廃棄するなど、オフィス内の掃除は徹底的に行うこと以外、特に苦労したという感覚はありません。

— Pマーク取得を通して、業務フローや社内の仕組みで変更した点はありましたか。

社内の仕組みを一部変更しました。購入申し込み書の保管方法です。従来、FAXで送られてきた申し込み書は、法律で定められた保存期間を過ぎたものも含め、紙のまま事務所内で保管していました。
しかし、今回、Pマーク取得にあたって、保存期間を過ぎたものはデータ化して保管することに決めました。データ化する手間はかかりましたが、保管はサーバーで管理できるので、紙で保管するよりも管理がしやすいメリットがあります。保存期間内のものは、営業倉庫に預けました。