個人情報が開示の対象になっている場合

取得した個人情報が開示（開示、訂正、追加、削除、利用、提供の拒否権）の対象個人情報に該当する場、個人情報について会社名や問合せ先、個人情報の利用目的などを周知・公表しなければいけません。そしてその内容は本人が知りえる状態または本人の求めに応じて遅滞なく回答することができる状態を整えておくことが必要です。

本人が知りえる状態とは

これは本人が手間無く容易に個人情報への問合せ先や個人情報の利用目的などを知ることができる状態を指します。ホームページを持っている会社などは、ホームページに個人情報の利用目的などを掲載するのが一般的です。また、ホームページをお持ちでない会社はパンフレットなどに記載しておく必要があります。

個人情報の利用目的を通知する場合

本人から開示等の求めがあった場合、次の内容を確認する必要があります。
・本人確認（代理人の場合は本人との関係を確認する）
・開示対象の個人情報かの確認（訂正等ができる個人情報かどうか）

上記の内容を確認せずに個人情報を開示してしまうと「なりすまし」などによる本人（代理人）以外の悪意ある第三者からの求めに応じてしまう可能性があります。
個人情報の漏えいや破壊に繋がるおそれがありますので、十分な注意が必要となります。