Pマークの取り組み内でマネジメントレビューを行って中で一番最後に行うのが、フォローアップです。

これは社長からの指示に対して何か現場や個人情報保護管理者が実施等しなければならない場合に発生します。

Pマーク上、各アウトプットに対して全てにおいてフォローアップは発生するわけではありません。
内容によってはフォローが発生しない可能性もあります。

どんな場合に必要ない？

具体的にどんな場合かというと、
既に報告の段階(インプット)で物事が完結する場合です。
何かの報告だけで事が完結し、社長からも「了解した」や「問題なし」というような内容のアウトプットがきた場合、それ以上には何もできませんので。

どんな場合に必要？

では逆にどんな場合にフォローが必要かですが、
何か周知や調査、実施、改善等を社長から求められた場合です。
具体的に言うと何か報告しアウトプットとしてセキュリティ商材の購入の検討をすることになった場合で製品について調査したや見積を取ったなどが挙げられます。

こういった場合はその内容をフォローアップの内容として議事録等に残していただくことになります。

ただ、フォローアップの内容によっては最終結果が出るまでに１年かかるケースもありますので、その場合進捗含めて管理を行って頂くことになります。

これまで４回にわたりマネジメントレビューについてご説明してきましたが、代表者を交えた見直しはマネジメントシステムを運用する上でかなり重要になってきますので、しっかりと取り組んでいただきたいと思います。