Pマークの運用においてマネジメントレビューは必ず実施しなければなりません。
これを実施しなければ所謂PDCAサイクルを回したことにはならないからです。

ただ、教育や内部監査をしっかりやっている企業でさえ、マネジメントレビューの実施忘れが意外とあります。

実施忘れの理由

理由をお聞きしてみると様々あります。
「必須のことだと認識していなかった」
「どんなことをすれば良いのか、いまいち分からず、後回しにしていた」
「やったが議事録の書き方が分からず今に至ってしまった」
「社長とそういった場を設ける時間がなかった」
などお聞きしたことがあります。

開催回数

マニュアルを拝見するとマネジメントレビューの開催回数を年に2回等にしていているケースもありお聞きしてみると「前のコンサルがそう決めていた」と返答を頂くことが多くあります。
年に2回することを否定するわけではありません。経営上必要があると判断すればマネジメントレビューは臨時に開催することが出来ますので、マニュアル上は1回に定めておいた方が負担は少ないのではないかと思います。

開催のタイミング

マネジメントレビュー開催のタイミングですが、無理にマネジメントレビューという場を設けて会議を実施しなくても問題ありません。
会社内では恐らく定期的に経営幹部等が集まって会議を行う機会があると思います。

そういった場で少しPマークに関する報・相談等を行っていただいてその場にPマークの運用に必要なメンバー(社長、個人情報保護管理者、監査責任者、など)が集まってもらえれば、マネジメントレビューは成立します。

こうしてもらえれば、マネジメントレビューという場を特別に設けなくても効率的に実施することが可能になってきます。