個人情報の整理整頓

プライバシーマークでは会社で管理する個人情報を洗い出し、台帳管理する必要があります。
この台帳を毎年見直していくのですが、前回の見直しから取り扱う個人情報の種類、数、保管場所、紙で保管していたが、今は電子化しているなど、変化の有無などについて確認します。
一度、個人情報の管理台帳を作成してしまうと台帳に記載されている個人情報だけに目がいってしまいますが、見直しの場合でも個人情報を取り扱う業務から見直すことができるとよいでしょう。

見直しのメリット

個人情報を取り扱う業務から整理することで、個人情報のライフサイクル（取得から始まり、入力・更新、移送・送信、利用・加工・コピー、保管、バックアップ、消去・廃棄）も見直すことができます。
この方法で見直す場合のメリットは「個人情報を漏れなく認識することができる」「リスク管理にも繋げることができる」などが考えられますが、業務内容そのものも見直すことが可能となります。

個人情報の見直しを最大限に活用する

例えば、取り扱っている個人情報の紙媒体があるとします。
果たして、この紙媒体は本当に必要なのでしょうか？
「電子媒体での保管にすることは可能なのか」「なんとなく昔から印刷しているから継続しているだけで、本当は不必要な印刷だった」など、業務フローの整理もすることができます。
電子媒体での管理に変更した場合は、紙媒体での管理とは保管場所や情報のもつリスクを再度検討する必要もありまが、物理的な整理整頓も実現しますので、クリアデスクなどの効果もあります。
また、ペーパーレスに拘らずに、業務効率を考えて電子媒体での管理だけでなく、紙媒体での保管も検討することができます。
見直しの際には、会社に合った管理方法や情報を上手に活用できる方法を併せて検討できるとよいと思います。