最近、コワーキングという仕事スタイルが日本国内で流行っています。
事務所スペース、会議室、打ち合わせスペースなどを共有しながら独立した仕事を行う共働ワークスタイルですが、こういったところで業務を行なっている企業がそのコワーキングでのワークスタイルでプライバシーマーク取得すること、取得に向けて取り組みを行うことは可能でしょうか。

結論を言ってしまうと取得することは可能です。
コワーキングというスタイル自体がプライバシーマーク取得に不向きという見方・考え方もありますが、それ自身が原因で取得が出来ない。ということはありません。
では、どのように取り組むことが必要になってくるかというと、

前提条件

・従業員は2名以上
・法人であること
・その他、欠格事項に該当する事項がないこと
上記の前提条件をクリアしていることがまず条件になってきます。

取り組むべきこと

では、上記前提条件をクリアした上で何をしていくかですが、特別なことは特にありません。
通常の取り組みと一緒で個人情報を洗出し、リスク分析を行い、マニュアルを作り、マネジメントシステムを運用してください。
その上で審査機関に申請をしてもらうことになります。
コワーキングだからと言っても基本的に行うべきことは他の会社と一緒です。
ですが、リスク分析やルールを作っていく中で注意しなければならないことがあります。

注意点

それはコワーキングという様々なものが共有されている環境です。
一般の会社が取り組むに比べたらリスク分析の際に出てくるリスクやそれに対する対応策が違ってくるはずです。

考えられるリスクとしては
・鍵のかかる書庫がない(もしくは書庫も共有)
・自社に関係ない人の入室の制限をかけれない、画面等を見られる可能性が高い
・ネットワークが共有されている

ざっくり挙げるとこのようなリスクが考えられてきます。

ではそれに対する対策ですが、コワーキングというスタイルでもある以上あまり周りに負担をかける対策は取りづらいと思います。

・紙の個人情報はもたない
・覗き見防止用のフィルター等をつける
・個人情報の含まれるファイル等はパスワードをかける
・セキュリティレベルの高い外部サーバーに情報は保管する

上記などが対策としての1つの例になるのでないかと思います。

ここに挙げたリスク・対策は1つの例なのでコワーキングスペースによっては変わってくることもあると思います。

ですが、その状況をきちんと把握し、そのような対策を取ることが個人情報を適切に扱うために必要で、どうすればマネジメントシステムの運用が出来るかをきちんと表現・説明出来ればプライバシーマークを取得することはコワーキングであったとしても不可能ではありません！！

ただ、顧客の要求やリスク分析の中で単独でオフィスを構えることが最善の対策になるのであれば、そのほうが良いかとも思います。

もし、コワーキングの方でプライバシーマークの取得の検討をしたい。という方いらっしゃれば、お気軽にご相談ください。