プライバシーマークを取得・更新する上で意外と面倒なのが「申請書の作成」です。

数十ページに及ぶ書類を作成、添付資料を用意して・・・結構手間と時間がかかる作業になります。

慣れていないとなかなか難しいものではありますが、作成する上で下記5つのステップを認識していれば安心です！

1：必要な書類を集める

まず、新規・更新ともに申請に際して絶対必要となるのが、現行のPマークのマニュアル・様式・記録類になります。

これらの資料はPマークを取得している企業、取得するための準備をおこなっている企業の場合、絶対に社内に存在するはずです。

現在のPマークマニュアルを確認し、文書の一覧表の記録を発見してください。

そこに出てくる文書や様式類が申請に必要な社内文書になります。

そのほか、重要なものは会社の登記簿謄本と定款のコピーです。

登記簿謄本は社内に余っているものがあればそれを活用してもらってもOKですが、ない場合は法務局に取りに行く必要があります。

また、3か月以内のものが必要になるので注意してください。

定款については社内にある現行の定款をコピーして申請資料として添付してください。

2：申請先の審査機関を選定する

次に審査機関の選定です。

更新の場合

更新の場合、基本的にはこれまで利用している審査機関に申請書を提出することになりますが、場合によっては更新のタイミングで審査機関を変更することも可能です。

審査機関によっては、全国どこの地域の組織相手でも審査をおこなってくれるところがあります。

そのため、審査機関の変更を希望される場合は、変更先候補の審査機関に問い合わせて、自社の審査を行ってもらえるかどうか聞いてみると良いでしょう。

新規の場合

新規の際は、主に最寄りの地域を管轄する審査機関に申請書を提出することになるかと思います。

とはいえ、上記に述べたように全国審査をしてくれる審査機関もあるので、コンサルタントなどを入れて取り組みをしている場合、一度コンサルタントに「どの審査機関がオススメですか？」などと相談されるのも1つです。

ただ、審査機関によっては入会金や年会費が発生するところ、特定の業種しか審査を行ってくれないところがあるので注意が必要です。

3：申請書を書く

実際に申請書を書いていくと、どう書くものか悩まれる箇所が多いと思います。

審査機関も記入例を公開してくれていますが、それでも分かりづらいケースがあります。

明確に書き方が決まっていない箇所などもあったりしますので、不明な点は専門のコンサルタントなどに相談されることをオススメします。

4：申請書類をまとめて提出

申請書の作成が終わると最後に待っているのがファイリングです。

諸々の資料をキングファイルなどに閉じ、簡単で良いのでインデックスを付け、見る人に分かりやすくすることがポイントです。

審査機関への提出方法は、郵送・持込どちらでもOKです。

持込だと、実際に審査機関がどんなところか簡単にですが見ることが出来ます。

ただ、移動に時間がかかったりすることもありますし、申請書類一式が意外と重たいこともありますので、近隣でないのであれば郵送をオススメします。

5：最後に

申請書の作成は上記ポイントを押さえておけば問題ないとは思いますが、それでもやはり慣れていないと手間や時間がかかるものです。

また、ミスがあった際には再提出の手間がかかる可能性があるので、専門のコンサルタントに依頼するのが実際は一番スムーズかと思います。