先日、プライバシーマーク更新予定のお客様の相談にのっている際に「更新はJIPDECでしか出来ないと思ってた。」と仰られました。

現在、日本国内にプライバシーマークの審査を行う審査機関は約20あります。
ただ、意外と皆さん「東京はJIPDEC」、「大阪はKIIS」と思いがちです。
実は地域を管轄している審査機関以外へ申請し、審査を受けてもらうことは可能ですし、更新のタイミングで審査機関を変えることもできます。(実は意外と皆さん知らないようです。)

例えば、大阪のPマーク取得企業がJIPDECや九州の審査機関と言った地域を管轄する審査機関へ出すことは出来ませんが、東京にあるJIPDEC以外の審査機関で審査を受けてもらうことは可能です。

こうすることもメリットとしては大きく3つあると思います。

1.期間短縮のメリット

1つ目は地域によりますが申請してからの期間が大変短くなるメリットがあります。私が知る限り申請してから現地審査まで3カ月以上かかったお客様も実際あり、短期で取得を目指したい方にとっては無駄な期間を過ごさざるえないことと防ぐこと可能です。

2.品質の良い審査

2つ目は前回の審査の際に指摘が細か過ぎる、この指摘に対して作った様式を使ってどんな意味があるのだろう。と感じた方にとって、非常に合理的な審査をしてもらえた。と感じるかと思います。
どの審査機関とは申しませんが、評判の悪い(クレームの多い)審査機関は存在します。
そういう審査機関に限って審査の指摘の際には「規格に準拠するため」、「審査に受かるために必要だから」というような理由のみで指摘を出す審査機関(審査員)があります。
規格を中心に考えてしまうと審査に受かりやすいかもしれませんが、Pマークのルールに縛られ業務効率が非常に損なわれてしまう可能性があります。
審査機関によっては業務の内容や会社の規模をきちんと正しい意味で考慮して審査をしてくれるところもあります。

3.ダブルライセンスの審査対応

3つ目はプライバシーマークとISMSを統合したルールを作成し、その内容でプライバシーマークの審査をしてくれる審査機関があります。
プライバシーマークとISMSは規格が違うのだから文書類は別でないといけない。と統合したルールを否定され、分けるような指摘をされる頭の固いこと仰る審査機関があります。その一方で統合したルールを認めて頂け、柔軟に審査をしてくれる審査機関もあります。
最近ではプライバシーマークとISMSのダブル認証をされている企業が増えてきている中でルールを統合したい。という要望もあり、取得する企業のことを考えた場合には大変メリットがあると思います。(規格自体は違いますが過分にダブるところもありますし^^;)

これらのメリットがある中でデメリットを申し上げるとすると、それは、、、「お金」です。
まず審査機関によっては審査料金と別に数万円の入会金と少しの年会費がかかる機関もあります。
もうひとつは交通費です。地域管轄以外の審査機関は東京にあります。東京都内関東圏の方であればあまり気になりませんが、大阪の場合だと東京・大阪間の新幹線代が往復2人分かかります。

ただ、上記3つのメリットのうち1つでも魅力を感じられる方がいれば審査機関を変えるメリットは十二分にあると思います。
メリットを感じられ具体的にどうすればよいかご相談希望の方はぜひぜひお問い合わせください。