Pマークを取得されている企業様は、常日頃から「これって個人情報なのかな？」「同意を得る必要があるのかな？」とった様々な疑問・不安と葛藤されていらっしゃるのではないかと思います。

そこで本記事では、「私的に作成されたプロフィールブックの取り扱い」について、Pマークの観点からご紹介します。

部長が私的にプロフィールブックを作成し、部署内で公開していた！

あるPマークを取得している会社の部長が、コミュニケーション促進のため、部署内メンバーの氏名や住所、メールアドレス、趣味・特技などを記載したプロフィールブックを作成していました。

作成されたプロフィールブックは、部署内で共有されています。

もちろん部長が私的に作成したものですので、会社は作成・管理に携わっていません。

この場合、Pマークを取得している会社として、部長が私的にプロフィールブックを作成することを認めてしまって問題ないのでしょうか。

私的に作成・管理されているプロフィールブックはPマーク上NG

結論から言うと、「部署内のコミュニケーションを促進するために私的にプロフィールブックを作成する」という行為は、Pマーク上NGです。

個人情報保護法では、プロフィールブックの作成に関して細かな点まで定められていないため、個人的に作成しているのであれば問題ないと思う方もいらっしゃるのではないかと思います。

しかし、Pマークでは、組織の事業で利用している個人情報を特定し、保護しなければならないとされています。

つまり、部長が部署内メンバーとのコミュニケーション促進を図るためにプロフィールブックを作成することは、会社のためであり、事業成績をよりよくするための社内活動の一環であるため、会社で特定すべき個人情報となります。

したがって、プロフィールブックを作成する場合は、会社の所有物として作成・管理し、個人情報の特定・保護をおこなう必要があります。

プロフィールブックを作成する場合も、本人の意思確認やリスク分析を忘れずに

プロフィールブックを作成するにあたって個人情報を取得する場合は、必ず本人の意思を確認しましょう。

断れない状況下でプロフィールブックを作成してはいないでしょうか。

また、プロフィールブックに記載されている内容がコミュニケーション促進以外の目的で利用される可能性があることや、公開した内容が元となり、モラルハラスメント・ジェンダーハラスメントなどに発展する恐れがあることなどを、事前に考慮することも重要です。

プロフィールブックを作成するのならば、個人情報として特定するだけでなく、リスク分析をおこない、適切なリスク対策をおこないましょう。

個人情報を従業員が安心して預けることのできる環境を作ることが最優先です。