Pマークの取り組みを行う中で絶対に避けることが出来ないのが、個人情報を直接その本人から取得する際に同意を得ることです。

個人情報の取得の仕方には様々なケースや方法もあり、取り組みされる皆さんにとっては「これは同意必要？不要？」といつも悩みの種になりやすい状況になっています。

今回はPマークの取り組みを行う上で絶対に外してはいけない取得時の同意事例の3つのパターンに触れてみたいと思います。

採用選考時の同意

まず1つ目は採用選考時の同意です。

採用選考時には履歴書や職歴書と言った個人情報をその本人から受け取ります。

そして取得する個人情報は基本的には直接会社が受領しているわけですので、ご本人から同意を得る必要がPマーク上必要になってきます。

どんな場面で同意を得る必要があるかと言うと、面接の場などご本人から個人情報を直接受け取る場で同意をもらうことが場面の一例になります。

また、どんな利用目的になるかと言うと、「採用選考及び採用選考に関する連絡のため」と言う利用目的が一例になると思います。

入社手続きの同意

2つ目の場面は採用面接の結果、採用が決まった人が入社する際の手続きの場面です。

採用面接時に一度同意をもらっていますが、あくまで「採用選考及び採用選考に関する連絡のため」が利用目的になります。

つまり、入社時には利用目的が大きく変わってくるわけですから、同意を再度取ることが必要になってきます。

従業員の方の個人情報を扱うことはどんな企業でも想定されるべきものになりますので、採用選考時の同意同様に入社手続きの同意も必須と言える事項になります。

こちらの同意はどういうタイミングで取得するかと言うと一般的には入社の手続きを行う際になります。

一番最初の出勤日もしくはそれ以前に入社の手続き類を行うために会うことがあればそういった場面だと言えます。

こちらの利用目的ですが、端的に書いてしまうと「給与の支払いや社会保険の手続き、その他雇用に必要な管理のため」などを記載することになるかと思いますが、福利厚生等含め、利用目的が足される可能性もあるかと思いますので、それぞれの会社様の実情に合わせて足してもらえればと思います。

HPからの問い合わせ

3つ目がWebサイトからの問い合わせ時です。

このご時世HPを持っている会社がほとんどだと思います。

HPには問合せフォームがあることも非常に多いです。

その問合せフォームがPマーク「個人情報を直接書面にて取得するケース」に該当するため、同意を得る必要があります。

どのタイミングで行うかと言うと、問合せ時に最終の送信を押すまでの間に同意を得る必要があります。

一般的には問合せフォームの下などに同意を得るための文章を掲載し、チェック等を入れて送信ボタンを押す。と言う仕組みが多いです。

Pマークでは基本的に「明示的な同意」を得る必要があるため、送信ボタンを押す=同意と満たすような行為やデフォルトで同意のチェックが入っていることは望ましくない状況です。

また、HPの問合せフォームから個人情報を取得する場合はそのフォームにSSLの処置を行っておく必要もあるため、注意が必要です。

個人情報を取得する際に同意を得ることはPマーク独特の行為のため、少々難しい部分もありますがポイントを押さえてもらえればさほど段取りすることは難しいものではありません。

お悩みの方などいらっしゃらればぜひLRMまでご相談ください。