こんにちは。

皆さんは、定期的に体を動かしているでしょうか。僕は時々サッカーをやりますが、久しぶりにやった時には、思うように体が動きません。その時は必ずと言っていいほど筋肉痛になります。毎日少しでも歩くと良いと聞くので、最近は意識的に歩いています。この前は一日で10キロ歩きました。

さて、今回は、プライバシーマークの申請時に、審査機関へ提出する書類についてのブログの第二弾です。

第一弾はこちらからどうぞ！
「申請書とはなにか」といったことや、申請書様式0と1の変更について解説しています。

変更箇所

申請書様式4

申請書様式2と3については、特に変更がありませんでしたのでここでは4の変更について紹介します。

この様式は、「事業者の拠点がどこにいくつ存在していて、その拠点での個人情報を取り扱う業務は何なのか」を記載する様式となっています。今回は新しく以下の内容が追加されました。

• 従業者数
• 他社との事務所同居の有無

「従業者数」欄が追加されたことは、そこまで大きな改訂ではないですが、ポイントは「他の事業者と事務所同居しているかどうか」というところです。

事務所を同居していることによって、発生し得るリスクや、実施すべき対策が増える可能性があったり、逆に不要な対策まで行っている可能性もあるので、これはあくまで推測ですが、事前に審査機関がそれを知っておいて審査時間を少し短くしたいということかもしれません。

申請書様式5

この様式は、プライバシーマークの推進体制や相談窓口を記載する様式です。

申請書様式5については、新たに追加された項目はありませんが、以前までの申請書様式5に記載されていた事項がいくつか削除されています。より簡素化されたということですね。

申請書様式6

この様式は、「プライバシーマークを取得・更新していくために、どんなマニュアルや様式を作成しているか」を記載する様式となっています。今回は新しく以下の内容が追加されました。

• 封入前チェック欄

プライバシーマークを取得・更新するためには、申請書様式6に記載の資料を一式審査機関に送付しなければなりません。今回新しく「封入前チェック欄」が追加されたことから、おそらくこれまで幾度となく送付されてきた資料一式に漏れが発生していたであろうことが想像できます。

プライバシーマーク取得に際して準備する必要がある資料は膨大なので、漏れが発生してしまうのも仕方のない部分ではありますが、それを防ぐためにチェック欄を追加したのでしょう。

このチェック欄を有効活用して、資料の送付漏れが無いかの確認を徹底しましょう。

申請書様式8

申請書様式7は特に変更がありませんので、次は8についてです。この様式は、プライバシーマーク取得・更新に当たって実施した教育の詳細を記載する様式です。新たに以下の事項が追加されました。

• 代表者による計画の承認日
• 代表者への実施結果報告日

教育に関しては、代表者が一部認識しておかなければならない事項があるので、今回はそれが追加された形です。詳細は実際のコンサルティングで説明します。

この次の申請書様式9でも同様に、上記2点が追加された形です。

申請書様式10は特に変更はありません。

審査機関によっては、申請書内に「現地審査希望日」を記載する箇所があるので、「この時期までに必ず審査を受けたい」という希望があれば、記載しましょう。