こんにちは。

厳しい寒さが続いていますが、体調は崩していないでしょうか。私の周りでもインフルエンザに感染してしまう人がちらほらいます。

帰宅した時は、手洗い・うがいをし、感染症を予防しましょう。

さて、今回から数回にわたって、プライバシーマークの申請及び審査に関するポイントをお伝えしていきます。

必要なものを準備しましょう

プライバシーマークを新規に取得するためには、まず様々なマニュアルや資料を準備して、事業者内で個人情報を適切に管理する体制を構築していかなければなりません。

そうすることで初めて、プライバシーマークを取得する準備が整います。

さて、時間をかけてプライバシーマークを取得する準備をした後はいよいよ申請です。申請をするときには、以下のものが必要です。

1. 登記簿謄本(発行から3ヶ月以内のもので原本)
2. 定款のコピー
3. 就業規則(無い場合は別途ご相談ください)
4. 組織紹介のパンフレット(あれば準備してください)
5. 代表印

これらは、時間のある時に準備しておきましょう。よりスムーズに申請することができます。

審査機関へ申請しましょう

上記のものを準備したら、ようやく審査機関へプライバシーマーク審査の申請をすることができます。

審査機関は各地方に点在していて、基本的に地方の事業者はその審査機関へ申請をします。

東京には審査機関が複数あるので、その中から選んで申請をします。

医療・福祉分野の事業者は申請する審査機関が決められています。審査機関の詳細については、こちらを確認してください。

申請する審査機関が決まれば、次は申請書類を作成しましょう。

申請書類は各審査機関のホームページからダウンロードすることができます。

審査機関によって書式が違ってきますので、必ず「申請する審査機関」のホームページからダウンロードするようにしてください。

申請書類は、10種類程度の様式があり、各様式に必要事項を記入します。

各様式の後ろの方には、「記入上の注意」という注意書きがありますので、それも参考に、申請書類を作成していきます。

審査機関へ提出するマニュアル・資料をまとめましょう

申請書類の作成を終えた後は、単純で地味な作業かもしれないですが、プライバシーマークを取得するために作成した様々なマニュアルや資料を全て印刷するという作業があります。

かなりページ数は多くなってしまいます。

多くなってしまうからこそ、マニュアル・資料の印刷漏れには十分注意しましょう。

作成したマニュアルや資料を印刷漏れして申請していた場合は、追加で漏れていた資料を提出する手間がかかりますので、ダブルチェックを必ず実施しましょう。

マニュアル・資料をファイリングしましょう

さて、ここまでで登記簿謄本等の準備や申請書類の作成、マニュアル・資料の印刷が完了しました。

最後に、これらの資料を取りまとめてファイリングしましょう。

ファイリングの方法は何か決められているわけではないですが、クリアファイルに入れるか、2穴リングファイルにファイリングする方法が一般的です。

資料をファイリングした後は、可能であれば、各資料にインデックスを付けておきましょう。

そうすることで、審査機関に対して親切で、資料をチェックする人もチェックしやすくなるためです。

上記にて、ファイリングが完了すれば、いよいよ審査機関への申請です。

郵送する際は、万が一の郵送中の事故を防止するため、配達記録の残る形式で郵送しましょう。

その後、審査機関が資料を受け取り、いよいよ審査へと進みます。

今回は、申請する際の注意点について説明しました。次回以降はプライバシーマークの審査に関する事項をお伝えします。

それでは！