Pマーク上の内部監査を実施する際ですが、みなさん監査計画書を作成すると思いますが、これは一体どんなことをどのように記載すればよいのでしょうか。

計画書はなぜ必要？

まず、なぜ内部監査を実施する際に計画書が必要かですが、下記の理由が挙げられます。

・規格であるJISQ15001に準拠するため
・スケジュールを組むことで内部監査を効率良く実施するため
・監査を受ける側に監査を受けるための準備をしてもらうため

規格に準拠できなければ、Pマークを取得することが出来ませんので、理由の1つになってきます。

また、内部監査を行う際にスケジュールを組めていなかったり、監査を受ける側の準備が出来ていなければ、実際監査の現場に行っても話を聞ける人がいなかったり、必要な記録の提出を受けれなかったりします。

抜き打ちの監査をする場合したい場合は別ですが、こういった理由から内部監査を実施する際には計画書が必要になってくるといえます。

どんなことを記載すべき？

次に内部監査の計画書にどのようなことを記載すべきかですが、下記のようなものが挙げられます。

・監査のテーマ・目的
・監査の実施日
・監査の対象とその部門
・実施担当者名もしくはその部署

上記が一例として挙げれます。
どういった監査をどのような目的で実施するかはしっかり記載できていなければ、監査を受ける側にも説明できないことになってしまいますので重要です。(Pマークの取得や維持のためという目的はあまり通用しません)
そしてその監査をいつ・どの部署で実施するのかが記載されていなければ上述したとおり、監査を受ける側が準備できませんので必要になってきます。

また、Pマーク上では監査の実施担当者は自分の部署・部門を監査してはいけないとなっています。
理由としては自分の文書を監査するということは上司や同僚を監査することにもなるので下駄を履かせてしまう可能性があるからです。
そのようなことがないように自分の部署を監査しないよう事前に担当を割り振っておくとが大事になります。

内部監査の計画書の作成自体は必須になりますが、なぜこういったものが必要かが理解できれば、作成の際もしっかり作っていただくことが可能になってくると思います。