今回は、見つかった不適合がなぜ発生してしまったのか、規格であるJISQ15001の言葉を借りると「不適合の原因」について見ていきたいと思います。
原因を特定する理由
そもそも、なぜ原因を特定する必要があるのでしょうか。
不適合があるのであればそれを直せばよいのでは？という答えも1つだとは思います。
ですが、原因が分かっていれば今後同じ不適合が出なくなる可能性が飛躍的に上がるはずです。
つまり、是正処置というのはその不適合(問題)を根本的に解決させていこうというのが目的になってきます。だからこそ、何が原因でその不適合が起きたのかはしっかり把握しておく必要があるわけです。
原因をどのように特定するのか
では、その原因はどのように特定していくのでしょうか。
単純にPマークの場合、内部監査そのものがチェックシート方式でルールとし決めたことを実施しているかの確認です。要するに不適合として挙がってくるものも「決めたことが出来ていなかった」というものが多く出る可能性があります。
まずはそこに焦点を当ててどんな原因が出てくるかと言うと、
- 担当者がルールを知らなかったため
- 担当者が面倒に感じ行ってなかったため
- 確認漏れがあったため
このあたりがよく出てくる原因です。上記を原因として挙げ、改善を進めてもらってもNGにはなりません。ただ、根本解決を進めるための原因特定としては少し不十分とも感じます。
「担当者がルールを知らなかったのであれば、なぜルールを知らなかったのか」、「面倒に感じているのはなぜか」、「なぜ確認漏れが出るのか」まで落とし込んで頂くことで根本解決のための糸口を見つけることが可能になってきます。
例を記載してみると
- 教育の手法が自習であったため、担当者がルールを理解を十分に出来ていなかった
- 帳票に記載すべき事項が多すぎるため担当者が使用を面倒に感じていた
- チェックするための手段がなかったため、確認漏れがおきやすい状況であった
あくまで例ですのでこれが正解というわけではありませんが、最初に考えた原因についてそれは「なぜだろう」自問してもらうことで、根本原因が分かってくる可能性が高くなります。
