ビジネスメールにおいて、添付ファイルをZip暗号化している方は多いと思います。
なぜなら、Zip暗号化していないと「セキュリティに配慮していない」というレッテルを貼られる恐れがあったり、Pマーク取得時に「個人情報を添付する際はファイルを暗号化するように」という指摘を受けたりするなど、ビジネスにおいては添付ファイルをZip暗号化することが「常識」になっているからです。
実際、社会人になったばかりの頃、はじめてそのようなマナーの存在を知り、Zip暗号化の方法を学んだという人も多いのではないかと思います。
しかし、実はこの「添付ファイルはZip暗号化する」という習慣は、日本特有のものなのです。
というのも、海外ではむしろ添付ファイルがZip形式になっていると不審に思う人や、そもそもZipファイルの受信を拒否している企業が多いのです。
上記のような点から、海外の取引先へファイルを送るときは、Zip暗号化しない方が無難です。
また、国内においても、海外を相手に多くのビジネスをおこなっている大手企業などでは、近年Zipファイルの受信は拒否する動きが出てきているため、やはりZip暗号化しない方が良いかもしれません。
とはいえ、Zipファイルの受信を拒否する企業に対して、生身のファイルをそのまま送るのはさすがに不安ですよね。
そのような場合は、メールZipperのWebダウンロード機能が便利です。
Webダウンロード機能とは、メールにファイルを添付して通常通り送信するだけで、添付ファイルがパスワードを利用してダウンロードする形式に変換される機能です。実際の流れは下記のとおりです。
Webダウンロード機能を利用すると、ファイルの内容を確認するには「受信メールアドレス」と「パスワード」が必要になるため、Zip暗号化ファイルを送信する際と同様のセキュリティを維持できます。
また、Webダウンロード機能では、ファイルのダウンロード期間を設定できます。(1日～7日)
Zip暗号化による送信の場合、メールが受信ボックスに残っていればいつでもファイルの内容を確認できてしまうため、Webダウンロードを利用して送信する方が、よりファイルを悪用される危険性が低いと言えるのではないでしょうか。
※ダウンロード期間終了後は、サーバー上からデータが削除されます。
また、Webダウンロード機能では、メール送信後に「サーバー上からファイルを完全に削除する」、「ファイルをダウンロードできないようにロックをかける」、「受信者がファイルをダウンロードした回数を確認する」などの対応が可能です。
そのため、例えば送ったファイルの内容が間違っていたり、宛先が間違っていることに気づいた際に、「相手がファイルをダウンロードする前にダウンロードできないようロックをかける」といったことが可能になります。
前述のとおり、日本国内でもZipファイルの受信を拒否する企業は増えてきています。
ぜひ、Zip暗号化機能とWebダウンロード機能を使い分けてみてください。
