テレワークとは、オフィス外で業務を行っていく働き方です。種類としては自宅で行う在宅勤務、モバイル機器を使い移動中などの時間中に仕事を行うモバイルワーク、また空き家や遊休地をオフィスとして遠隔地で働くサテライトオフィスがあります。
近年、業務の効率化や人材の確保などの理由から、テレワーク制度を導入する自治体や企業が増加しています。
佐賀県：2008年に在宅勤務制度を導入し、その後もモバイルワークなどのテレワーク制度を次々に実施していった。導入の目的には、業務継続性の確保と子育てや介護などで離職していく人材の引き止め、また業務の効率化があげられている。
「こうしてテレワークは文化になった――佐賀県庁を変革した挑戦者たちの軌跡」
（http://www.itmedia.co.jp/business/articles/1602/26/news015.html）
今回は、こうしたテレワークのメリットや注意点、またBoxを使った解消方法をご紹介していきます。
テレワーク制度を実施することによって、企業・従業員が得られるメリットとしては以下のものが挙げられます。
子育てや介護と言った理由で離職を考える従業員に在宅勤務などの選択肢を提示できるようになるため、離職者数を減少させる事が可能です。
またオフィスへの通勤が就業条件から無くなるため、通勤困難な遠隔地にいる優秀な人材の採用も行えます。
自宅やコワーキングスペースなどで業務を行えるため、働く場所がオフィスに限定されません。オフィス勤務を行う人数を減らせるので、今までよりコンパクトなオフィスでも業務を行え、賃料の削減が可能になります。
災害や悪天候、感染症などで通勤が困難な時でも、それぞれの自宅で仕事を行えるため問題なく事業を継続できます。
社外での業務が可能になるため、今まで通勤で消費していた時間を活用できます。通勤に必要な時間が無くなるため、その時間をワーク・ライフ・バランスの向上に利用できます。
例えば通勤に往復2時間費やしていた従業員が在宅勤務を行えば、毎日2時間分のゆとりが生まれます。
それによって育児や介護、もしくは自己啓発を行うための時間の確保がしやすくなり、ワーク・ライフ・バランスを向上させられます。
移動時間や待機時間中に業務を行えます。通常であれば、移動中にはPC内に保存した書類の見直しや資料の作成などしかできませんが、テレワーク制度を導入すれば、行える作業の幅が一気に広がります。
社外からでも社内のネットワークにアクセスできるため、社内と意見交換をしながら資料を作成することや、社内サーバにアップデートされた資料などの確認・修正なども行えます。
また社外からでも報告書や日報などの提出も可能なため、営業先から直帰でき、労働時間の短縮にもなります。
こうしたメリット等があるため、テレワークを導入する企業が増えていますが、一方で、テレワークを行う際に注意しなければいけない点もあります。
例えばテレワークは職場と違い、管理者の目の届かない場所で業務を行います。そのため勤怠管理などの把握が難しく、入社数年以上の社員にテレワークの利用を限定している企業も見受けられます。
また、その他以下の点に気をつけ、制度を整えていく必要があります。
例えば外出先でお客様の情報を閲覧してる時、画面を盗み見されて、悪用されてた場合個人情報の流出になります。利用時の注意を徹底するように通知しなければなりません。
無料のWi-Fiスポットが街中に溢れていますが、それらはウイルス感染する危険性があります。
そのため、こうしたWi-Fiスポットを利用しないよう周知し、あわせてポケットWi-Fiなどの通信手段を与える必要もあります。
テレワークは社外での業務が多いため、社外でPCやモバイル機器を紛失・盗難するリスクは通常の従業員より高いと思われます。そのため紛失・盗難が起きないようにする予防策はもちろん、万が一に備え、起きた際の対策を定める必要があります。
サテライトオフィスであればセキュリティ対策を行った環境を会社で用意できますが、在宅勤務などの場合、従業員ごとのセキュリティ対策に差が出てしまう事が考えられます。そのためテレワーク用の情報セキュリティのガイドラインを作成するなどして、セキュリティ対策のレベルを整えなければなりません。
オフィスに来るサイクルが短ければ問題ありませんが、育児のため数ヶ月以上オフィスに出勤しない場合など、長期的にオフィスへ出勤しない社員とのコミュニケーションの取り方について、あらかじめ決めておく必要があります。
勤務地がオフィスでないため、実際に仕事をしているのか確認しにくいです。
特に在宅勤務やモバイルワークの場合、いつからいつまで働いているのか、真面目に勤務しているのか把握しづらく、評価も成果物に依存しがちになるので注意しなければなりません。
こうした注意点もありますが、やはりテレワークを行う事によって得られるメリットは魅力的です。
そのため中小企業でも社内制度やシステム環境を整え、制度の導入を行っています。
また注意点のいくつかは、Boxをテレワークのツールとして利用すれば解決できます。
Boxを利用すれば、システム環境の整備をせずにテレワークを導入・開始することが可能です。
また導入の際の注意点も、下記のように解消してテレワークを行えます。
細かいアクセス制限を行えるため、必要以上のフォルダ・ファイルをアクセスされる危険性がありません。
そのため重要なファイルを知らないうちに自宅用のPCに保存されてしまうなど、情報漏えいにつながる危険性を低減できます。
またPCなどを紛失してしまっても、すぐにアクセス権限を停止すれば、情報の流出を最低限に抑えられます。
各人の操作履歴をログとして取得できるので、保存されているファイルに何か不審な操作を加えられた場合、誰が行ったのか、すぐに分かります。そのため事前に「box内の操作履歴は全て把握できる」と社内に通達すれば、抑止力としても機能していきます。
Boxには特定のファイルに操作が行われた時、それをメールで通知するように設定できます。
何か不審な行動があった場合、即座に察知し対策を取れます。
Boxでは常にリアルタイムで変更箇所が反映されます。このため、例えばテレワーカーがアップロードしたファイルにコメント機能を使って感想や指示を送り、コミュニケーションを取る事も可能です。
またBox Notes*では同時編集も可能なため、チャットのようなやり取りを行ったり、メッセージボードのような使い方で、交流や雑談も行えます。
*Box Notes…Boxに備わっている文章作成ツールです。リアルタイムで作業状況が更新・保存され、また複数人で同時編集も行えます。
テレワークを導入しようとすると、通常であれば情報システムの構築などの環境整備やセキュリティ対策を行う必要があります。
Boxで行う場合でもセキュリティ対策は必要ですが、導入のために環境整備のために必要なコストを低減できます。
テレワークを実施されている、あるいは検討されている企業様は是非一度Boxの活用をご検討ください。
