Boxは容量無制限のオンラインストレージサービスです。PCやタブレット端末があれば、何処からでもBoxのファイルを自由に操作(閲覧・ダウンロード・アップロード・削除)する事が可能です。その他Boxの多彩な機能を使用する事で、業務の効率化やセキュリティ対策の改善を推進していくツールとしてもご活用いただけます。
今回は、Boxを活用することによってどのようなメリットがあるのか、業務効率化とセキュリティ対策の点からご紹介します。
Boxにファイルを保存するだけで瞬時に共有できます。
Boxアカウントをお持ちでない方とも、「コラボレーター」や「共有リンク」といったファイルを共有する機能を使えば共有可能です。そのため社内外のどなたとでもファイルの共有を行えます。
Boxのアカウントお持ちの方に、フォルダの権限を設定します。
ファイルの編集も可能になるため、相手方がファイルを編集する必要がある場合にお使いください。
Boxのファイル・フォルダのURLを自動作成する機能になります。コラボレーターと違い、編集作業は行なえません。またダウンロードを禁止する設定ができるので、重要なファイル等を相手と共有する際にお使いください。
またメールによるファイル共有と比べ、以下のメリットがあります。
・容量無制限のため大容量のデータを共有可能
・ファイルをBox上で一元管理出来るため、ファイルのバージョン管理が不要になる
Boxでは、ユーザごとに７段階のアクセス権限（共同所有者・編集者等）を設定できます。ユーザが使用している画面に表示されるのは、権限が与えられたフォルダのみです。アクセス権限の無いフォルダは表示されません。
従業員ごとにそれぞれの業務に関係あるフォルダのみアクセス権限を与えれば、自分の業務に必要なフォルダしか表示されないため、フォルダを探す時間が短縮できます。
ファイルをBoxに保存しておけば、社外でも作業が行えます。急な大雨・大雪で通勤が困難になったとしても、自宅のPCからBoxにアクセスすれば、必要なデータを自宅でダウンロードし、職場と同様に業務を行えます。
またGoogleドキュメント・Googleスプレッドシートと連携できるため、別のソフトを開かなくともBox上のみで書類を作成・提出できます。iPhoneなどの携帯端末でもアプリケーションを導入すれば作成できるため、これまで以上に手軽に報告書などの作成を行えるようになります。
Googleが提供するインストール不要のオフィスソフト。文章作成や表計算が可能。
紙の資料は、印刷時はもちろん、その後の保管・管理、廃棄にも労力がかかります。そのため近年ペーパーレス化を進める企業が増加しています。
ペーパーレスの利点は、紙資料と比べ、目的の資料を探したり、整理するための時間や労力、また保存場所も削減できる点です。
Boxをお使いいただければ、別途ソフトウェアを導入せずに、ペーパーレス化を推進していけます。会議の資料ファイルをBoxにいれ、共有すればペーパーレス会議を行え、顧客情報や名刺などの紙資料もスキャンし・保存を行えば、ペーパーレスオフィスも可能になります。
重要な情報ファイルが保存されたPCやUSBメモリを、社外で紛失し、ニュースとなる事例は後を絶ちません。
こうした紛失をなくすことは困難ですが、Boxにファイルを保存し、作業中のみファイルをダウンロードするよう社内ルールを整えれば、情報漏えいのリスクを低減できます。
また万が一PCを紛失したとしても、アクセス権限の設定を変更すれば当該PCからBoxにログインできないよう設定できるので、紛失後、情報を悪用される心配はありません。
上記したように、メールによる情報共有が不要になるため、誤送信や添付ファイルの間違えによる情報漏えいが起きません。
共有リンクでは、相手側は該当ファイル・フォルダを編集できず、またダウンロードも不可にするなどの設定も行えます。コラボレーターでもアクセス権限の管理が可能なため編集を禁止するなど、相手先の情報の扱いに制限をかけられます。
情報共有する方を限定したい場合はパスワードを設定したり、またアップロードの禁止するなどして、共有する情報を安全に管理できます。
Boxのユーザであれば、全ての行動履歴を確認できます。いつ・誰が・どのフォルダ・ファイルを操作したのか確認できるため、間違ってファイルを削除していないか、書き換えていないか等の不審な行動があっても対応できます。
「気づいたらファイルが消されていた」、「別のものがアップロードされていた」といった事が起きても、誰が行ったのかすぐに突き止められます。
また個別で特定のフォルダに操作があった場合、メールで通知するように設定することも可能なため、重要なファイルに何かあった場合、すぐに対処できます。
Boxの7段階のアクセス権限設定は、情報漏えい対策としてもご活用いただけます。重要なフォルダを閲覧・操作できる人数を限定できるため、情報漏えいのリスクを低減できます。不特定多数の画面上に表示されないため、何らかの操作を行われる可能性はなくなります。
アクセス権限のある方が操作を行ったとしても、操作履歴がBoxのログに保存されるため、安心してファイルを保存していただけます。
アクセス権限についての詳しい説明は、以下のコンテンツに記載しております。
「7段階のアクセス権限設定」（https://www.lrm.jp/box/useful/setting/access_setting/）
いかがでしょうか。Boxはクラウドストレージサービスですが、使い方次第で様々なメリットが生まれます。
無料トライアルは30日間すべての機能をお使いいただけるので、一度お使いしてみてはいかがでしょうか。
