Boxは容量無制限のオンラインストレージサービスです。PCやタブレット端末があれば、社外でもBoxのファイルを自由に操作(閲覧・ダウンロード・アップロード・削除)する事が可能です。
その他Boxの多彩な機能を使用する事で、業務の効率化を推進していくツールとしてもご活用いただけます。
今回は、Boxを活用することによってどのようなメリットがあるのか、業務効率化の点からご紹介します。
Boxにファイルを保存するだけで瞬時に共有できます。Boxアカウントをお持ちでない方とも、「コラボレーション」や「共有リンク」といったファイルを共有する機能を使えば共有可能です。そのため社内外のどなたとでもファイルの共有を行えます。
外部のBoxユーザをフォルダ・ファイルに招待する機能です。アクセス権限の設定を行えばファイルの編集も可能になるため、相手方がファイルを編集する必要がある場合にお使いください。
Boxのファイル・フォルダのURLを自動作成する機能になります。
コラボレーションと違い、編集作業は行えません。ダウンロードを禁止するよう設定もできるので、重要なファイル等を相手と共有する際にお使いください。
またメールによるファイル共有と比べ、以下のメリットがあります。
・容量無制限のため大容量のデータを共有可能
・ファイルをBox上で一元管理出来るため、ファイルのバージョン管理が不要になる
Boxでは、ユーザごとに７段階のアクセス権限（共同所有者・編集者等）を設定できます。
ユーザが使用している画面に表示されるのは、権限が与えられたフォルダのみです。アクセス権限の無いフォルダは表示されません。
従業員ごとにそれぞれの業務に関係あるフォルダのみアクセス権限を与えれば、自分の業務に必要なフォルダしか表示されないため、フォルダを探す時間が短縮できます。
ファイルをBoxに保存しておけば、社外でも作業が行えます。急な大雨・大雪で通勤が困難になったとしても、自宅のPCからBoxにアクセスすれば、必要なデータを自宅でダウンロードし、職場と同様に業務を行えます。
またGoogleドキュメント・スプレッドシートと連携できるため、別のソフトを開かなくともBox上のみで書類を作成・提出できます。iPhoneなどの携帯端末でもアプリケーションを導入すれば作成できるため、これまで以上に手軽に報告書などの作成を行えるようになります。
Googleが提供する無料サービス。文章作成や表計算が可能。
紙の資料は、印刷時はもちろん、その後の保管・管理、廃棄にも労力がかかります。そのため近年ペーパーレス化を進める企業が増加しています。
ペーパーレスの利点は紙資料と比べ、目的の資料を探したり整理するための時間や労力、また保存場所も削減できる点です。Boxをお使いいただければ、別途ソフトウェアを導入せずに、ペーパーレス化を推進していけます。
会議の資料ファイルをBoxにいれ、共有すればペーパーレス会議を行えます。
また顧客情報や名刺などの紙資料もスキャンしBoxに保存を行えば、オフィスのペーパーレス化も可能になります。
いかがでしょうか。Boxはクラウドストレージサービスですが、使い方次第で様々なメリットが生まれます。
無料トライアル期間中はすべての機能をお使いいただけるので、一度利用してみてはいかがでしょうか？
