こんにちは、LRM株式会社の井崎です。
ログ管理ソフトを導入したいけど、イマイチ使える機能の詳細がよく分からない…この機能って、一体どういう意味なの？という方に向けて、代表的な5つの機能に絞って、その詳細を説明していきます。

その１：ファイル操作ログの管理

ファイル操作ログの管理機能は、誰がファイルを作成したのか、誰がファイルをコピー・移動したのか、上書き保存したのは誰か、ファイルを削除したのは誰か、などを全て保存して管理します。

例えば、Aさんが作成して、社内フォルダに保存しておいたはずのファイル「資料.docx」が、いつの間にか消えていた！？なんて事態が起こったとしましょう。原因を追求するためには、このファイル操作ログ機能を利用します、検索条件にファイル名「資料.docx」を入力し、検索すると、「資料.docx」をAさんが作って保存したところから始まり、誰がファイルを移動させ、誰がファイルを削除したのかを、一瞬で把握することができます。

その２：Webページ閲覧ログの管理

勤務中に隣の机で働いている社員が、業務に関係ないWebサイトを見ているところを目撃したことはないでしょうか？業務中に、業務に関係のないWebサイトを閲覧することは、業務効率の低下はもちろん、場合によっては不正なWebサイトにアクセスしてしまい、社内のイントラネット全体がウィルスに感染してしまうといった自体も考えられます。

それを防ぐのが、Webページ観閲ログの管理です。この機能は、いつ、誰が、どんなWebサイトを閲覧したのかを、全て表示してくれます。社員に対して「閲覧履歴は全てこちらで管理しています」と伝えることで、業務に関係のないWebサイトを閲覧するのを防ぎ、業務効率の改善やセキュリティ対策にもつながります。

その３：印刷ログの管理

経費節約のために、プリンタの利用は、極力最小限に抑えたいものです。この印刷ログの管理では、いつ、誰が、どのファイルを、何枚印刷したのかを表示することができます。後述するアラート機能と組み合わせて利用することで、社外秘ファイルや、厳重管理する必要があるファイルが印刷されたときに、それを検知する事ができます。

その４：外部デバイスログの管理

情報セキュリティの事故の中には、社内で作成したファイルをUSBメモリーなどの外部記憶媒体に入れて持ち帰り、家庭内にあるセキュリティの甘い私用パソコンで作業をしていたところ、情報が流出してしまったというケースが多くあります。社内で作成したデータを社外に持ち出すことは、物理的な紛失リスクなども含めて、大きなリスクが有ります。

それを防止するのが、この外部デバイスログの管理です。社内ネットワークにあるファイルを、社外に持ち出しできるパソコンにダウンロードした時や、USBメモリーやCD/DVDにデータをコピーした時に、その動作を検知し、表示できます。

その５：アラーム機能

アラーム機能はその名の通り、ある条件に従う操作が発生した時に、アラームを発報する機能です。例えば、社外秘のファイルが印刷される場合を常に監視したいならば、アラーム設定で「社外秘」というキーワードを登録し、印刷の項目にチェックを入れておけば、「社外秘」という名前のついたファイルが印刷された時に、自動で管理画面のトップにアラーム情報として表示することができます。もちろん、いつ、誰が印刷したかもわかるため、セキュリティ事故を未然に防ぐことができます。

他にも「dropbox」と登録しておけば、社員が社内の資料を自身のDropboxフォルダにコピーしたときに、アラームとして知らせてくれますし、近年話題となっている「マイナンバー」というキーワードを登録しておけば、マイナンバー関連の重要なファイルが移動されたり削除されたりした時に、知らせてくれます。

以上で、ログ管理ソフトの主要な機能の紹介を終わります。ログ管理ソフトには他にも、資産管理の機能がついていたり、社内のセキュリティ対策をより強化する機能が付いていたりするものもあります。機能を吟味し、御社にあったログ管理ソフトを探してみてください。

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