こんにちは、マーケティング&ソリューション担当の堀田です。
さて今回は、実際にメール暗号化サービスを導入し、運用していく際に起きた問題や、起きるであろうと想定される問題について、「メールZipper」というメール暗号化サービスを提供している弊社が、お客様からご相談いただいたことや、弊社自身サービスを利用する上で起きた事を参考に、ご紹介していこうと思います。
基本的に、ネガティブな事ばかりになってしまいますが、導入を検討している方や、興味がある方の一助となればと思います。
パスワード通知メールが届かない
自動暗号化サービスを利用する場合、送信サーバーが変更になりますので、送信したメールがなりすましと判断され、迷惑メールフォルダへ配信されてしまう事があります。
その場合、パスワード通知メールもまた迷惑メールフォルダに分類されてしまうケースがほとんどです。
そのような事態を防ぐために、SPFの設定(TXTレコードの追加)を弊社ではお願いしています。
SPF設定を行わずとも利用できるサービスもありますが、その場合はメールが迷惑メールフォルダに割り振られる可能性が高くなります。
あまりにも頻発する場合は、提供元へ相談してみましょう。
もらったパスワードでうまく開けない
ごく稀にいただくお問い合わせですが、この場合、受信者側でパスワードのコピー&ペースト操作や、入力を誤っている事がほとんどです。
どうしてもPCの操作など不慣れな方もいらっしゃいますので、再確認していただき入力をお願いするか、同様のお問い合わせが多い場合は、特定の宛先のみパスワードを固定し、対応する事になります。
ファイルを添付していないのに、自動でパスワード通知がされる
Outlookをご利用の場合、テキスト形式でメールを送信しないと、「Winmail.dat」という添付ファイルが自動的に添付されてしまう事があります。
こちらの問題を解消するためには、Outlookでテキスト形式でメールを送るよう設定変更をおこなうか、Microsoftから配布されている、自動修正プログラムを利用します。
参考：初心者でもわかる! Outlook 添付ファイルのトラブル対処法 : 送信トラブル 4
ファイルを添付したにも関わらず、暗号化処理がされない
先ほどご紹介したものとは逆で、「添付ファイルを添付したのにも関わらず、暗号化がされない」といったケースがあります。
これは、メールソフト関係なく、テキスト形式以外(主にHTMLメール)をご利用の場合、添付した画像やPDFがメール本文内に埋め込まれてしまい、サービス側で添付ファイルと認識出来ない場合に発生致します。
対処法としては先ほどと同じく、テキスト形式でメールを送信するように設定する事で、回避が可能です。
ネガティブな事ばかりの紹介となってしまいましたが、上記問題については、比較的容易に解消できるものばかりになりますので、導入後に発生し慌てるよりは、先に把握しておき、対応方法を社内に周知した上で運用を進めていく事で、よりスムーズな運用が可能になります。
メール自動暗号化サービスについては、メリットについてはよく触れられておりますが、こういった実運用の際のお話も、今後当ブログにてご紹介していただければと思っております。
それでは！
