こんにちは。
入社して2年ちょっと、恐らくLRMは新しいものを取り入れることが大好きです。
他の人のブログででもよく題材にあがっていますが、最近だとリモート型や出社型を選べる制度が導入されるなど、状況に合わせて良いと判断したものはすぐに変更していくスタイルです。
その中でも、特に新しいもの好きを感じるのは利用サービスの変更です。
今回は、2019年の年末あたりから今年にかけて新しく利用することになったサービスについて、簡単に紹介していこうと思います。
社内wiki/Confluence
昨年より、アトラシアン社のConfluenceを導入しました。様々な機能があるため使い方は多様ですが、LRMではシンプルに社内wikiとして利用しています。ISMSやPマーク取得コンサルティングを行っている会社として、もちろん情報セキュリティルールがたくさん存在するのですが、それらもConfluenceでまとめて管理しています。
以前社内wikiとして利用していたサービスは、一部のタスクやプロジェクト管理としても利用していたため、「wikiはこれ！タスク管理はこれ！」と分けた方が管理しやすく、個人的にはすごく助かっています。(タスク管理機能などもあるみたいですが、LRMでは利用する方針はないです)
その他、個人的に良いなと感じる点として、マークダウンを利用しなくていいためマークダウン苦手勢としては簡単wikiを作成することができます。
また、Slackと連携することが可能なので、自部署のwikiが作成・編集された際はSlackに更新通知が飛ぶように設定して楽に確認しています。
Confluenceのトップ画面でも更新確認は可能ですが、お客さまとSlackでやりとりすることがあるため常に開いている事が多く、非常に確認が楽なのです。
「自分しか持っていない情報は最小限に。すべてのノウハウはコンサル事業部の共有財産としてConfluenceにまとめる」という事業部のポリシーがあるため、Confluenceはほぼ毎日更新されます。実際、Confluenceにある情報はコンサルタントにとって一番の情報資産といえるかもしれません。これからもどんどん更新されるConfluenceを重宝していこうと思います。
タスク管理/Wrike
こちらも昨年末頃からタスク管理ツールとして利用しています。
これまで明確にタスク管理専用として利用していたサービスはなく、先程少し述べましたが「wiki兼タスク管理」、「プロジェクト管理兼タスク管理」や「コミュニケーション兼タスク管理」などの形でタスクを管理していたのですが、Wrikeの導入にあたり基本的にタスクはWrikeで管理しよう！というスタンスになったので、管理がかなり楽になりました。(出勤時や退勤前にあっちこっち確認しなくて済むようになりました…)
機能としては、定期タスクを設定できたり、タスクの種類に合わせてステータスを作成して管理できたりと様々な機能があり充実しています。イチオシ機能として、リクエストフォームに情報を入力してタスクを生成させるという、タスク生成を無限にカスタムできるとても便利な機能があります。
また、自分だけでなく他の人が抱えているタスクをレポートという形で確認できるため、自部署のタスクバランスの調整がしやすいです。
電話/DialPad
今年に入って着々と導入が進んでいるクラウド型の電話システムです。
固定電話以外だと、LINE電話やfacetimeといったものしか知らなかった身としては、DialPadのサービス内容を初めて聞いた際、電話の概念を覆されるような驚きがありました。
リモートワーク制度を導入する際に障壁となっていた電話機での電話対応ですが、それがなくなったのはかなりでかいように思えます。
ただ、他のサービスで弱音を吐かなかった隣の席の後輩が、唯一苦戦しているツールでもあります。まだ導入したてのため、社内では練習しているもののいざDialPadで着信が入ると「DialPad…！」と若干のざわめきが発生します。
個人的にはそこまで苦戦しなかったのですが、電話が苦手な方にとってはなかなかとっつきにくいのツワモノかもしれません。
CRM/Zoho CRM
ここ最近導入を開始した一番の新人サービスですが、正直まだまだ使い慣れていないため、日々格闘中です。
以前も似たようなサービス使っていたため根本的に変わったというわけではないのですが、恐らくみんな格闘しながら利用している段階で、Zoho CRM用の社内チャットを作成し、更に利用しやすくなるような改善点があればそこにあげて改善してもらっています。
今朝もチーム内で利用方法について話し合っていたところなので、早く慣れてスムーズに業務が行えるようにしていきたいところです。
色々なサービスを利用するメリット・デメリット
ひとつのサービスを極めたい、色々なサービスを利用したい、人それぞれ意見は異なると思いますが、色々なサービスを利用するメリット・デメリットについて考えてみました。
＜メリット＞
- お客様とのやりとりでは当たり前のように色々なサービス名が登場することもあるので、スムーズにコミュニケーションがとることができる
- それぞれの組織によって使いやすいサービスは異なり、その組織にとってベストなサービスを模索できる
- シンプルに、色々使えるようになれて嬉しい
＜デメリット＞
- サービスを変更するとなると、これまで利用していたサービスの情報の移管作業に時間がかかる
- 利用方法に慣れるまでがキツい(特に最近は多機能サービスが増えているので…)
個人的にはベストサービスの模索がでかいなと思っており、正直業務量も少なくないため、少しでも効率よく仕事できるサービスに巡り会えることが幸せです。デメリットの利用方法に慣れるまでがキツいも結構でかいですが…。
おわりに
ここまで書いて、入社時に「ウチは良いと思ったサービスがあればどんどん変更するよ」言われたことを思い出しました。確かに、ハイペースで新しいツールを取り入れているなぁと再認識しました。
反対に、導入後2ヶ月後に「実際運用してみたらウチに合ってないのでやっぱりやめた」となるツールもあるため、結構めまぐるしいです。
お世話になったサービスを離れるのは少しさみしいですが、便利になるのであれば我慢です。最初の煩わしさも我慢です。
また、コンサルティングのお客さまが「お取り組みではこのサービス使いたい」となれば、社内確認を経ればどんどん利用していくスタイルなので、社内で利用するもの以外のサービスも触れて楽しいです。
LRMはこれからも試行錯誤しながら、色々なサービスを使っていくんだろうなあ、と感じつつ、新サービスに日々奮闘して楽しんでいけたらなと思っております。
