物流・運送業とは？
ネットショッピングなどの通販サービスの普及が進み、物流業界の存在価値がますます大きくなります。物流の業務は多岐に渡り、荷役、保管、流通加工、包装、輸送や情報管理など、モノが消費者に届くまでのさまざまな過程で活躍します。
今回は、物流業界の中でも、主にトラックを使用して消費者に対して荷物を送り届ける業務を行う運送業者について取り扱っていきたいと思います。
物流・運送業が有する個人情報
主に取り扱う個人情報は、配送先の名前や住所などの個人情報です。
メーカーなどの顧客から受け取る輸送依頼書、会社で作成する送り状、受領伝票、納品書は立派な個人情報ですし、ドライバーに渡される指示書、配送先の顧客リストなど、様々な種類のものを取り扱うことになります。
個人宅に荷物を配送したが受取人が不在だった場合は、ポストに不在伝票が入っていますが、そこにもしっかり個人情報が記されています。
一方、社内におけるドライバーの管理の方法として、運転免許証のコピーを保管し、ドライバーリストなどを作成して管理することもありますが、そちらも管理すべき個人情報となります。
特に気をつけるべき個人情報漏えい・流出リスク
具体的なリスクとして、以下のようなものが考えられます。
- 間違った情報が入力された送り状や配送先顧客リストが作成される
- ドライバーが配送中に保持している伝票類を紛失する
- 荷物や不在票を間違ったポストへ投函する
- 持ち帰った受領伝票などを整理できておらず、紛失する
- 必要でない人が顧客リストやドライバーリストにアクセスする
- 紙媒体の指示書や受領伝票を適切に破棄しないことにより情報が流出する
PMS構築や審査においてチェックしたいポイント
- 送り状や指示書などを作成する際は、目視による二重確認を確実にする
- ドライバーは、配送の際に保持する伝票類を車の外から見えないところに置いておく
- 荷物や不在票は、目視による確認を行い、正しい場所へ投函する
- オフィスで保管する紙媒体のものは乱雑に保管せず、所定の場所に保管する
- 顧客リストなどの個人情報が保存されたファイルには、適切なアクセス権限を設ける
- 紙媒体はシュレッダーにかけて破棄する
運送業では社内でも個人情報を取り扱いますし、外に個人情報を持ち出す場面も多く見られます。
個人情報を持ち歩く事はそれなりのリスクが伴ってきますので、きちんとルールを整備し、個人情報を持ち出す従業員には適切な教育を行いましょう。
