ペーパーレス化でセキュリティは向上する？課題や事例も含めて解説 | セキュマガ | LRM株式会社が発信する情報セキュリティの専門マガジン

ペーパーレス化とは、ビジネス文書を「電子化」して、タブレットやスマートフォンといった、デジタル端末上で扱い、コスト削減と業務効率化を同時に実施する施策です。業務効率化に大きく貢献するペーパーレス化ですが、実はセキュリティ面の向上が期待できるのはあまり知られていません。

そこで今回は、ペーパーレス化の課題や事例、セキュリティ面の効果について解説します。

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ペーパーレス化についておさらい

ペーパーレス化についてかんたんに振り返ります。
ペーパーレス化とは、「請求書」「契約書」「報告書」「見積書」を電子化し、「紙をなくすこと」です。

往来の業務では紙が大量に使われていましたが、持ち運べる反面、

というデメリットがありました。

このデメリットを無くすための取り組みが「ペーパーレス化」です。

ペーパーレス化を進めることで、一番のメリットは「セキュリティが向上する」ことです。

例えば、重要な紙の資料があった場合、以下のようなセキュリティが必要になります。

理由は「持ち運びが容易だから」です。

紙が何かしらの物理的セキュリティで守られていなかったり、監視の目が無ければ、誰でも持ち運べ、犯人の特定が難しく、情報漏洩のリスクが高いです。

そのため、紙で資料を扱う際は、物理的なセキュリティ対策が必要になります。

また、紙は「盗難」や「紛失」といった、ヒューマンエラーも起きてしまう可能性がありますが、ペーパーレス化して、電子で管理すれば、誰が何時にファイルを閲覧したのかがわかり、役職や担当社員しかファイルを閲覧できないようにするといった閲覧制限も使えます。

また、データがサーバー上に残っていれば、情報が半永久的に残り続けることも強みです。

ただし、ペーパーレス化にはデメリットもあります。

それはインターネット上でハッキングされるリスクです。

データを保存しているサーバーやサービスに、悪意あるユーザーが攻撃を仕掛けることで、情報が流出したり、消されてしまうリスクがあるため、セキュリティを強化したり、バックアップをしておくことが必要不可欠です。

また、ペーパーレス化しても、ヒューマンエラーのリスクは無くせません。

スマートフォンやタブレットで情報を閲覧できるようにしていても、そのスマートフォンやタブレットを無くしてしまう可能性があり、接続したWi-Fiが喫茶店や飲食店のフリーWi-Fiで、セキュリティが低い場合、そこから盗聴されてしまう可能性もあります。

ペーパーレスを導入するには、社員のヒューマンエラーをなくせるように、ITリテラシーの教育も並行しておこなう必要があるでしょう。

ペーパーレス化をスムーズに進めるITツールには以下のようなものがあります。

文書管理システム: 紙の資料をスキャンして電子化するシステムです。管理をしやすくし、保管スペースや管理コストを削減します。
ワークフローシステム: 外出先で回覧文書を確認できるように、業務の効率化ができるシステムです。また、他拠点情報共有も容易になります。
オンラインストレージ: インターネット上で、データを保管できるシステムです。閲覧権限を管理して、権限のある社員なら外出先でもインターネット上で情報を閲覧することができるため、利便性が向上します。
ワークフローシステム: 書類を再提出したり、往来の書類と同じものを使う場合、紙なら書き直しですが、電子化すれば、システム上で流用できます。これにより、作業時間が短縮されます。
電子契約システム: 取引先との契約書を電子化するシステムです。近年では、個人と企業の契約でも電子契約システムも使われており、契約書を印刷するコストと、手続きの時間の短縮が期待できます。
EDI: 企業間の取引を電子データで実施できるようにするシステムです。取引先の支払い、請求の取引を電子化することで、取引業務を効率化できます。